Virtuelle Teams: Was sie über das Führen wissen müssen

Arbeiten 2.0 ist oft verknüpft mit Buzzwords, wie Homeoffice, Jobsharing oder virtuelle Teams. Während Konzerne und große Unternehmen unlängst verteiltes Arbeiten in ihr Personalkonzept integriert haben, gibt es im Mittelstand noch jede Menge Potenzial. In der modernen Arbeitswelt steht das Wohl der MitarbeiterInnen und ihre Vorstellung vom angenehmen Arbeiten, um gut zu leben im Mittelpunkt. Je nach Alter, Länge der Betriebszugehörigkeit und privaten Lebensentwürfen variiert die Bereitschaft Neuerungen im Unternehmen bereitwillig mitzutragen und umzusetzen.

Die neue Abteilung

Spätestens seit Social Media in die Unternehmen vorgedrungen ist, Online-Marketing auf der Tagesordnung steht und Kunden ihre Daten im eigenen Account managen, gründeten sich für die neuen Aufgaben oft neue Abteilungen. Zahlreiche Stellenausschreibungen locken mit vielversprechenden Tätigkeitsbeschreibungen. Da sucht man Feelgood Manager, Contentmanager oder Office Omas. Nur wenige Unternehmen schaffen es ihre bestehenden MitarbeiterInnen so schnell fortzubilden, dass sie alle neuen bzw. anderen Aufgaben zu ihrer herkömmlichen Tätigkeit übernehmen können.

Das neue Team

Und die Unternehmen, die zumindest ihre Führungskräfte immer weiter und schnell fit machen, gründen statt neuen Abteilungen einfach neue Teams. Ein virtuelles Team ist ein gutes Beispiel für solche neuen Aufgaben. So ein Team zu führen, erfordert viel Bereitschaft und ein hochmotivierte Führungskraft. Während es für MitarbeiterInnen in virtuellen Team zahlreiche Vorteile gibt, bringt das Führen eines solchen Teams viele Herausforderungen mit sich.

Virtuelle Teams führen

Als Führungskraft sind viele ManagerInnen schwierige Konstellationen gewohnt. Viele suchen Herausforderungen und wachsen täglich mit ihren Aufgaben. Virtuelle Teams führt man aber vor allem auf Distanz. Die tägliche, wöchentliche oder monatliche Präsenzpflicht zum Report durch den Mitarbeiter entfällt. Im Gegensatz zum starren Organigramm gibt es im virtuellen Team viel Spielraum. Die TeamleiterInnen sind oft der zentrale Ansprechpartner in einer luftigen, unbeschwerten und vernetzten Arbeitsumgebung. Gleichzeitig hält die Führungskraft auch Kontakt zum restlichen Unternehmen oder/und allen notwendigen Stellen, die von der Arbeit des virtuellen Teams profitieren sollen bzw. für dessen Arbeit wichtig sind.

Entscheidet sich ein Unternehmen für den Aufbau eines virtuellen Teams, z.b. für übergreifende Aufgaben, wird oft neue Technologie gesucht und eingeführt. Besondere Teamsoftware für verteiltes bzw. vernetztes Arbeiten gehört eben einfach dazu. So setzt die Familienfreund KG als mittelständisches Unternehmen seit Jahren auf kostengünstige Programme, wie Syncing.net zur Synchronisation von Firmenrechnern oder kostenfreie Software, wie Skype oder Google Hangout, um mit Dienstleistern und potenziellen Kunden schnell und über Grenzen hinweg ins Gespräch zu kommen.

Im virtuellen Team ist es aber immer an der Führungskraft geeignete und passende Software bzw. andere Hilfsmittel auszuwählen. Oft ist erforderlich, dass eine Dokumentation in der Software geschieht. Sollten Präsenztreffen erforderlich sein, muss in Abwägung von Kosten und Nutzen entschieden werden, wo, wie, wann und wer sich warum treffen muss.

Das virtuelle Team gründen

MitarbeiterInnen für dieses Team werden in den Unternehmen oft nach Kompetenz ausgewählt. Fachliche Stärken des einzelnen tragen direkt zum Arbeitsergebnis des virtuellen Teams bei. Spezialwissen kann hier genauso relevant sein, wie vernetztes abteilungs- oder standortübergreifendes Wissen. Hier gilt als Faustregel: Das beste Ergebnis erzielt man mit den besten Teammitgliedern! Hat man nicht alles im eigenen Unternehmen parat oder steht man sich beim Arbeiten im Weg kann auf externe Hilfe zurückgegriffen werden. Günstig und gezielt das Richtige einkaufen, hat hier oberste Priorität!

Als Teammitglied im virtuellen Team wird arbeiten von zu Hause aus viel öfter möglich. Teamarbeit an verteilten Arbeitsplätzen erfordert vor allem das genaue Ziel zu definieren und stets mit erbrachten Teilleistungen abzugleichen. Während Teammitglieder weniger reisen müssen, viel weniger Präsenzpflichten haben und stundenweise Höchstleistungen erbringen dürfen, sind diese Vorteile für die Führungskraft als Schnittstelle im virtuellen Team eher Nachteile. Der Mehraufwand den Führungskräfte haben, liegt vor allem im Controlling.

Reibungsverluste, die durch Distanz entstehen, müssen gering gehalten bzw. vermieden werden. Wissensmanagement erfordert mehr Zeit und Kraft. Abgabefristen kontrollieren, Produktivität überprüfen und das Zusammenführen von Teilergebnissen ist aufwändiger. Fällt, z.b. ein Teamleiter längere Zeit aus stagniert womöglich die Arbeit des virtuellen Teams und gerät unter Zeitdruck. Das virtuelle Team hat auf jeden Fall ein höheres Konfliktpotenzial. Krisenherde muss man von der Ferne erst mal erkennen. Deswegen gilt es Führungskräfte und Teammitglieder gut auf die Arbeit im virtuellen Team vorzubereiten.

Coaching als Fortbildung für virtuelle Teams

Der Mehrwert Fachteams zu bilden, liegt für mittelständische Unternehmen auf der Hand. Viel Potenzial und Innovationskraft gepaart mit selbstständigen Arbeiten und besserer Work-Life-Balance für die MitarbeiterInnen. Und trotzdem scheuen sich viele Mittelständler sowas umzusetzen und anzugehen. Das Vertrauen, das die MitarbeiterInnen auch mit weniger Kontrolle ein gutes Ergebnis erzielen, fehlt oft. Es scheint leichter und kostengünstiger neue Fachkräfte für neue Aufgaben zu gewinnen, als alteingesessenes Personal zu neuen Höchstleistungen zu führen.

Das war auch Thema im März auf der Cebit 2015. Die globale Fachmesse für Digitales Business ist nicht nur Messe, sondern auch Plattform für Konferenzen, Seminare, Fort- und Weiterbildungen. Keynote Redner, wie Peter Ivanov fesselten Entscheider aus der Wirtschaft und Gäste der Cebit mit ihren Vorträgen zur Chance für junge Spezialisten, an internationalen Projekten teilzunehmen und ihre Karrieren in dem globalen Geschäftsumfeld zu entwickeln!

Einmal mehr wird deutlich, dass es sich lohnt Know-how für spezielle Aufgaben extern zu suchen. Unrealistisch scheint dagegen der Wunsch vieler Unternehmen für jede neue Aufgabe ein neues wohlklingendes Anforderungsprofil zu entwickeln und in kostspieligen Personalgewinnungsverfahren eine Stelle zu besetzen, die sich nicht mal im Ansatz rentiert. Dabei orientieren sie sich an dem was FreiberuflerInnen und Dienstleister, wie Coaches und Trainer anbieten ohne zu Bedenken, dass sie Erfahrung und spezielles themenorientiertes erforderliches Fachwissen für eine sehr gute Auftragserfüllung nicht mit einkaufen können. Hat man so gar keine Erfahrung mit virtuellen Teams, sollte man diese in Form von externer Hilfe zur Gründung und Umsetzung einkaufen. Hier gilt: Einmal richtig gesucht und investiert, spart Folgekosten!

Sie wissen noch immer nicht, wo Sie beginnen sollen?

Nehmen Sie Kontakt zum Fachkräftesicherer auf und lassen Sie uns einfach mal reden. Fernab von Beratungsaufträgen hilft ein kollegialer Austausch manchmal Wunder und nebenbei haben wir sicher den einen oder anderen Spezialisten im Netzwerk.