Die Reisekostenreform – Änderungen 2014

In der Vergangenheit hat das Thema Reisekosten oft die Gerichte beschäftigt. Zu viele Fragen sind im geltenden Recht ungeregelt geblieben oder waren nicht exakt genug ausformuliert. In den Personalabteilungen sorgten Reisekostenabrechnungen immer wieder für Kontroversen und Rechtsunsicherheiten. Mehrarbeit fiel auch im Rahmen von Lohnsteueraußenprüfungen durch die Finanzämter an. Mit der Reisekostenreform und des damit zusammenhängenden Rechts (wir berichteten), die ab 1.1.2014 die bisherigen Regelungen ablöst, soll hier Abhilfe geschaffen werden. Der Gesetzgeber beabsichtigt damit eine Vereinfachung der Regelungen, die Unternehmen die Abrechnung erleichtern soll und auch einige Vorteile für die Arbeitnehmer bringt. Letztlich soll auch die Finanzverwaltung durch verringerten Verwaltungsaufwand erheblich entlastet werden.

Mit dem Thema Reisekosten verbinden die meisten Arbeitnehmer die Kosten für ein gutes Hotel auf Dienstreisen und den Ersatz weiterer Aufwendungen in diesem Zusammenhang. Laienhaft denkt man an den Begriff „Spesen“. Erfasst sind jedoch nicht alle denkbaren Kosten, sondern es geht im Reisekostenrecht um diese vier Punkte:

1. Fahrtkosten,
2. Reisenebenkosten,
3. Verpflegungsmehraufwendungen und
4. Übernachtungskosten.

Gemeint sind mit Reisekosten also Kosten, die bei einer dienstlich veranlassten auswärtigen Tätigkeit des Arbeitnehmers entstehen können. Die wichtigsten Änderungen finden sich im Folgenden im Überblick.

Regelmäßige Arbeitsstätte – Erste Tätigkeitsstätte

Bei der Definition der Reisekosten spielte bisher die „regelmäßige Arbeitsstätte“ eine entscheidende Rolle. Diese wird durch die Reisekostenreform 2014 ersetzt durch „erste Tätigkeitsstätte“. Von einer reisekostenrechtlich relevanten Auswärtstätigkeit wird in Zukunft zu sprechen sein, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Die „erste Tätigkeitsstätte“ erfordert eine vom Arbeitgeber definierte betriebliche Einrichtung und eine Zuordnung des Arbeitnehmers zu dieser Einrichtung. Was letztendlich als „erste Tätigkeitsstätte“ für den Arbeitnehmer definiert wird, bestimmt also der Arbeitgeber. Diese Neuregelung stärkt dessen Direktionsrecht und löst die bisher geltende Auslegungsfrage zum Schwerpunkt einer beruflichen Tätigkeit ab. Der Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ist dabei von erheblicher Bedeutung. Nicht nur bestimmt er, ob eine beruflich bedingte Auswärtstätigkeit abzunehmen ist, sondern auch, welche Fahrt mit dem eigenen Pkw unter die reiserechtlichen Vorschriften fällt oder aber unter die Entfernungspauschale. Diese Abgrenzung ist auch entscheidend für die Dienstwagengestellung und deren Einordnung als geldwerter Vorteil.

Verpflegungsmehraufwand – Inlandspauschalen

Während die geläufigen Fahrtkostenpauschalen in 2014 erhalten bleiben, gibt es eine wichtige Änderung bei den Inlandspauschalen zum Verpflegungsmehraufwand: Statt 3 gibt es nur noch 2 Pauschalen. Beruflich bedingte Abwesenheit ab 8 Stunden führt nunmehr zu 12 EUR Pauschale, bei mehr als 12 Stunden zu 24 EUR. Die Neuregelung gewährt vor allem Außendienstlern erhöhte Beträge für den Abzug von Verpflegungspauschalen und erleichtert auch die Berechnung für An- und Abreisetage, die bisher durch die 3er-Staffelung kompliziert war. Für Auslandspauschalen gelten weiterhin die vom Bundesfinanzministerium festgesetzten, nach Ländern gelisteten Tagegelder.

Verpflegungsmehraufwand – durch Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten

Bewirtet der Arbeitgeber während einer Dienstreise den Arbeitnehmer, so sind ab 2014 Kürzungen bei der Inlandspauschale zum Verpflegungsmehraufwand des Arbeitnehmers vorzunehmen. 20% werden für ein vom Arbeitgeber bezahltes Frühstück abgezogen, 40% jeweils für ein Mittag- oder Abendessen. Dabei gilt als Obergrenze für eine übliche Arbeitsgeberbewirtung ein Wert von 60 EUR.

Doppelte Haushaltsführung

Nunmehr ist festgelegt, dass bis zu 1000 EUR pro Monat für die Miete am auswärtigen Tätigkeitsort anerkannt werden. Bisher mussten komplizierte Berechnungen zu einer Vergleichsmiete angestellt werden.

Was bei weiteren Fragen tun?

Im Beitrag Änderungen 2013 – Reisekosten können Sie sich nachträglich noch einen Überblick über das in 2013 geltende Recht bzw. die Änderungen zu den Vorjahren machen. Bei konkreten Fragen benennt unsere Kundenbetreuung gern kompetente Ansprechpartner aus dem Netzwerk bzw. versorgen Sie mit weitergehenden Informationen.

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