Mitarbeitergewinnung durch professionelles Onboarding

Professionelles Onboarding bedeutet nichts anderes als die Einarbeitung und Integration des neuen Mitarbeiters in die Struktur und Arbeitsorganisation des Arbeitgebers und beinhaltet alle hierzu erforderlichen und genutzten Maßnahmen, die es dem Beschäftigten ermöglichen, sich von der ersten Minute an entfalten zu können.

Gestützt durch eine Vielzahl von Untersuchungen ist bei den Personalabteilungen der mittelständischen und großen Unternehmen klar, dass die ersten Tage und Wochen am neuen Arbeitsplatz ‚kriegsentscheidend‘ für die Mitarbeiterbindung und Entfaltung aller Potentiale sind. Haufe hat herausgefunden, dass am ersten Arbeitstag bereits 15% an die Kündigung denken. Bei Mitarbeitenden mit Führungsaufgaben soll die Quote in den ersten 18 Monaten noch höher sein. Damit kommt der Willkommenskultur und dem professionellen Onboarding eine tragende Rolle zu. Und die Frage „Wie kann eine Mitarbeitermotivation zukünftig gelingen?“ muss mit der Antwort auf die Frage „Wie kann Demotivation verhindert werden?“ ersetzt werden.

Onboarding systematisch und erfolgreich umsetzen

Zu den einfach von der Personalabteilung oder Geschäftsleitung umzusetzenden Voraussetzungen zählt ein auf das Individuum abgestimmter und am Besten gemeinsam entwickelter Einarbeitungsplan. Hierbei können die beidseitigen Erwartungen und Erfahrungen aus früheren Besetzungen bzw. Einarbeitungen einfließen.

Die Checkliste für ein perfektes Onboarding

Die nachfolgende Aufzählung kann eine Richtschnur für Ihr erfolgreiches Onboarding sein. Bitte verstehen Sie diese als Vorschlag. Sie kann im Rahmen eines kostenfreien Beitrages weder vollständig noch auf Ihre Branche, Unternehmensgröße und/oder Unternehmenskultur abgestimmt sein.

Onboarding startet vor dem 1. Tag

  • Arbeitsvertrag / Betriebsvereinbarungen unterzeichnen lassen
  • Sozialversicherungsnummer und alle lohn- bzw. gehaltsrelevanten Informationen verlangen
  • Kollegen über das Eintrittsdatum des neuen Mitarbeiters informieren
  • Paten, Mentoren und weitere Ansprechpartner nicht vergessen
  • Arbeitsplatz mit den nötigen Arbeitsmitteln ausstatten
  • Einführungsmappe und weiteres Informationsmaterial vorbereiten

Der 1. Arbeitstag ist entscheidend

  • Begrüßungsmaterialien (Onboarding-Mappe etc.)
  • Vorstellung des Team und weiterer Ansprechpartner
  • Rundgang im Unternehmen (Abteilungen zeigen)
  • Einweisung in Kommunikation
    • Firmenhandy und -laptop
    • Mail, u.a. Regeln private Nutzung
    • Messenger
    • etc.
  • Einweisung in Mobilität
    • Jobticket
    • Firmenfahrrad bzw. -auto
    • Ladeinfrastruktur
  • Einweisung in Benefits
    • BGM-Angebote
    • Verpflegung
    • Mitarbeiterportal
    • Zugang zu EAP / externe Mitarbeiterbetreuung
    • Gutschein- bzw. Kartenlösung
  • Erwartungsgespräch: Absprechen der gegenseitigen Erwartungen
  • Einweisung in Sicherheitsthemen
    • Fluchtwege, Feuerlöscher etc.
  • Arbeitszeiten, Mittagspause, Urlaubsanträge und Krankmeldungen besprechen
  • Vergessen Sie die menschlichsten Bedürfnisse nicht: Toilette, Wasch- / Duschräume etc.

Was darf bei der Onboarding Mappe auf keinen Fall fehlen

  • Unternehmensfakten
  • Büro- bzw. Werkstattrichtlinien
  • Vorstellung der Räumlichkeiten
  • Kommunikation im Unternehmen – optimale Verständigung mit Team
  • kurze Vorstellung der Kollegen (Bild!)
  • weitere Ansprechpersonen & ihre Kontaktdaten
  • technische Einführung (Bedienung der internen Computerprogramme, Erklärung von Telefonanlage, Drucker & Scanner etc.)
  • Urlaubsregelung & Arbeitszeitmodell erklären
  • Sicherheit am Arbeitsplatz
  • Schulungsprogramme und Workshops vorstellen
  • Informationsveranstaltungen

Was bringt eine systematische Integration neuer Mitarbeitender

Um den Aufwand den Sie bei der geplanten und strukturierten Einarbeitung und Integration erbringen, zu rechtfertigen, muss es nachweisbare Vorteile geben. Für die Mitarbeiter sind dies 6 und lassen sich, anders formuliert, auch bei den Arbeitgebern als Pluspunkt verbuchen:

  • die Leistungsfähigkeit wird schneller erreicht
  • der Mitarbeiter verbleibt länger im Unternehmen
  • der Beschäftigte fühlt sich zufriedener und motiviert
  • die Fachkraft bringt sich gerne intern ein und entwickelt sich selbst weiter
  • der Mitarbeiter verhält sich loyal zum Arbeitgeber
  • der Arbeitgeber wird an Freunde und Bekannte weiterempfohlen

Das Onboarding geht auf den „ganzen“ Menschen ein

Bei der Integration des Mitarbeiters geht es nicht nur um die fachlichen Fertigkeiten und Fähigkeiten, auch wenn dies die zentrale Komponente im Verhältnis zum Arbeitgeber ist. Eine soziale Integration vom direkten Arbeitskollegen bis zur Führungskraft ist die Basis für ein gelingendes Onboarding und umfasst alle Kontakte beim Arbeitgeber. Im Zuge der weiteren Integration ist auch die Werteorientierung, also die Einbeziehung der Leitbilder sowie Ziele und Grundsätze des Unternehmens, zu berücksichtigen.

Aus dem Umgang mit Kunden haben wir gelernt, dass die Candidate Experience stimmen muss. Die Erfahrungen des Einzuarbeitenden sollen möglichst positiv sein, so Enttäuschungen vorbeugen und sich mit denen im Bewerbungs- und Auswahlprozess gemachten Versprechen durch das Unternehmen decken. Erst wenn die Identifikation mit den kulturellen Werten des Unternehmens gegeben ist, ist es möglich, die fachliche Integration voranzutreiben. In diesem Schritt sind die Abläufe rund um den Arbeitsplatz und darüber hinaus zu erläutern und auch die Erwartungen der Kollegen mit Führungsverantwortung zu erklären.

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Digitalisierung und professionelles Onboarding

Wenn das Onboarding Bestandteil des Talentmanagement ist, wird es nicht nur als komplexer Prozess ernst genommen, sondern es geht weit über eine „erste Orientierung“ hinaus. Unterstützt wird dies dank der Digitalisierung durch eine Vielzahl von Apps und Lösungen für Desktop & Co.

Best Practice vom Fachkräftesicherer

Es muss nicht immer digital sein, denn oft haben Beschäftigte – außer die „Weiße Kragen Jobs“ – keinen Zugang zu Intranet & Co. Ganz pragmatisch und quasi in Version 0.9 kann das Zurechtfinden mit Plakaten und Flyern unterstützt werden. Der Fachkräfteservice liefert u.a. für die Umkleidekabinen von Industrieunternehmen oder Teeküchen von Dienstleistern A2 Plakate auf denen lebensphasenorientiert einzelne Schwerpunkte dargestellt werden können.

Die Ausarbeitung dieser Themen und Stichpunkte kann über interne Arbeitsgruppen erfolgen oder wird in Anlehnung an branchen- und größenähnliche Arbeitgeber erarbeitet. Eine Anpassung an die Schwerpunkte der Fragen der im Fachkräfteservice betreuten Beschäftigten und Angehörigen ist natürlich jederzeit möglich. Komplettiert wird das Ganze durch die Nennung niedrigschwelliger Kontaktmöglichkeiten, wie einer Mailadresse und Festnetznummer.

lebensphasenorietiertes Plakat zur Unterstützung der Mitarbeiterbindung

Wenn auch Sie, als verantwortungsvoller Arbeitgeber, das Gewinnen und Binden von Fach- und Führungskräften weiter professionalisieren wollen, melden Sie sich einfach bei uns. Der Fachkräftesicherer liefert nicht nur Plakate und Flyer, sondern jeden Tag praktische Lösungen für Vereinbarkeitsprobleme, damit alle Mitarbeiter und auch deren Angehörige sie aus vollem Herzen als TOP Arbeitgeber weiterempfehlen können.

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