Die digitale Essensmarke hilft intelligent Steuern sparen

Die digitale Essensmarke ist eine konsequente Weiterentwicklung der Essensgutscheine (Restaurant-Pass) unter Vermeidung der darin enthaltenen Nachteile. Seit Anfang 2022 können Betriebe das Mittagessen ihrer Beschäftigten mit bis zu 6,67 Euro finanziell unterstützen. Als Zusatzleistung zum eigentlichen Entgelt ist die digitale Essensmarke Bestandteil des Cafeteria-Modells und soll Mitarbeitende motivieren und besser an das Unternehmen binden.

Mit unserem Netzwerkpartner givve bieten wir Ihnen eine volldigitale, benutzerfreundliche Version der digitalen Essensmarke an, die ihre Vorteile gegenüber Papier-Essensmarken dank intelligenter Einzelbelegprüfung und weiterer Merkmale voll ausspielt.

Papier-Essensmarke und Prepaid-Karte versus App

Durch die Digitalisierung des Prozesses rund um den Essenszuschuss ist es gelungen, gegenüber der physischen Essensmarke und aufladbaren Karten viele Vorteile zu integrieren. Wichtigster Punkt ist die Flexibilität hinsichtlich der Akzeptanzstellen. Es gibt durch „Guten APPetit“ keinerlei Bindung an Bezahlmethoden, Restaurantketten oder ähnliches. Egal ob Ihr Mitarbeitender am Foodtruck (Imbiss), der Salattheke im Supermarkt oder im Restaurant um die Ecke sein Mittagessen genießt, Sie als Arbeitgeber und Ihr Arbeitnehmer profitieren.

Im Vergleich zu Papier-Essensmarken sparen unsere Bestandskunden bis zu 50 % Steuern. Klick um zu Tweeten

Jedem Beschäftigten können Sie bis zu 1.182,60 € netto als Auszahlung zukommen lassen und so die Mitarbeitermotivation deutlich steigern. Die Intelligenz der digitalen Essensmarke und die integrierte Einzelbelegprüfung sorgt dafür, dass Sie bei maximalem Nutzen minimalen Aufwand haben.

Vor- und Nachteile beider Systeme

Die Essenszuschüsse zum Mittagessen sind in Deutschland seit den 70er Jahren möglich. Die Papier-Essensmarke ist die am weitesten verbreitete Umsetzungsform, allerdings mit zahlreichen Nachteilen. Wertmarken haben einen bestimmten Wert (maximal 6,67 €) und werden im Partnerrestaurant oder der Akzeptanzstelle wie Bargeld vorgelegt. In der folgenden Übersicht zeigen wir Ihnen, wie vorteilhaft die digitale Essensmarke für Ihr Unternehmen und Ihre Beschäftigten ist.

MerkmalPapierdigital
Verwaltung und KostenPlanung, Lieferung, Lagerung und Ausgabe der Wertgutscheine sind aufwändig. zusätzlich Verlustrisiko beim MitarbeiterPlanung und Einrichtung sind einfach. Lieferung, Lagerung und Ausgabe entfallen.
Einsatzca. 30.000 Akzeptanzstellen, zumeist in Großstädten und Kettenunabhängig von Akzeptanzstellen überall nutzbar.
WirtschaftlichkeitGutscheine müssen vorfinanziert werden und verfallen nach Ablaufdatum.keine Vorfinanzierung. Nur Bezuschussung, wenn konsumiert wird. kein Verfallsdatum.
EinlösungGesamtbetrag der Papiermarke muss an einer Stelle eingelöst werden. Kein Wechselgeld möglich.flexibel, da auch mehrere Einlösungen von Kleinbeträgen pro Tag möglich sind (z. B. Getränk am Morgen 3 € + Snack am Nachmittag 3 € etc.)
Steuerlast25% Pauschalversteuerung, keine Verminderung möglichVerringerte Steuerlast bei höheren Beträgen der konsumierten Artikel. Arbeitgeber können die Steuerlast der Pauschalversteuerung auf bis zu 0 Euro reduzieren.
SteuerkonformitätPapiermarken können gesammelt und gesperrte Artikel gekauft werden. Dies gefährdet die Konformität.appbasierte, intelligente Belegprüfung stellt Konformität sicher – gesperrte Artikel (Alkohol) werden berücksichtigt
NachhaltigkeitPapieressensmarken müssen produziert und transportiert werden.kein physischer Artikel, dadurch Wegfall aller Ressourcenverbräuche.
Regionalbezugnicht vorhanden, da nur Partnerrestaurants Akzeptanzstellen sind. Diese sind meist größere Restaurants, Ketten bzw. in großen StädtenEs ist keine vertragliche Bindung nötig. Egal ob Imbiss, Tante Emma oder Wochenmarkt – jedes Mittagessen kann unterstützt werden
Fortschrittlichkeit / Zukunftssicherheitbestehendes, 50 Jahre altes Systemgesetzliche Änderungen können zeitnah integriert werden.
Tabelle: Essensmarke aus Papier gegenüber digitale Essensmarke

Steuerliche Anforderung an die digitale Essensmarke

Sicherheit und steuerliche Konformität stehen ganz oben im Anforderungskatalog an die digitale Essensmarke. Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit werden aber nicht vernachlässigt. Und die Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen bringt Ihnen Klarheit, wie einfach und zeitgemäß der Essenszuschuss funktioniert.

Einzelbelegprüfung durch die intelligente App

Die Einhaltung der Vorschriften zur Belegkontrolle wird durch die intelligente Einzelbelegprüfung in der App sichergestellt. Wenn die Belege den Richtlinien entsprechen, werden sie freigegeben. Eine aufwändige Stichprobenprüfung durch Sie als Arbeitgeber entfällt und spart Ressourcen.

Durch unsere intelligente Einzelbelegprüfung können wir die Einhaltung der Vorschriften zur Belegkontrolle garantieren, es werden nur Belege freigegeben, die den Richtlinien entsprechen. Arbeitgeber müssen keine zusätzliche Stichprobenprüfung durchführen.

6 Regeln auf dem Weg zum steuerkonformen Beleg für das Mittagessen

  1. Nur an Arbeitstagen.
    Nur für eine Mahlzeit (Mittag- oder Abendessen) an tatsächlichen Arbeitstagen (max. 15 Tage/Monat) einsetzbar, nicht an Urlaubs- oder Krankheitstagen.
  2. Homeoffice und Teilzeit
    Für Homeoffice- oder Teilzeitmitarbeiter einsetzbar, auch wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine Ruhepausen bei Remote Work vorsieht.
  3. Unmittelbarer Verzehr
    Nur für Mahlzeiten, die zum unmittelbaren Verzehr oder Verbrauch während der Pausen bestimmt sind. Keine Käufe auf Vorrat, von Non-Food Artikeln oder Alkohol.
  4. Auswärtstätigkeit
    Nicht bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten, da in diesem Fall bereits Anspruch auf Spesen (Reisekosten) besteht.
  5. Rechnungsbeleg
    Der Beleg muss Angaben zu Ort, Datum, Uhrzeit und der herausgebenden Stelle enthalten.
  6. Ausgeschlossene Produkte
    Keine alkoholischen Getränke, Tabakwaren oder andere ähnliche Produkte.

Steuerfreier Essenszuschuss sorgt für Mitarbeiterbindung

Pflichtteil (Sachbezugswert) und steuerfreier Arbeitgeberzuschuss ergeben zusammen den Verpflegungszuschuss, kurz Essenszuschuss genannt. Insgesamt können bis zu 6,67 € täglich erstattet werden. Die wichtigen steuerlichen Vorteile gegenüber Restaurant-Schecks zeigen wir Ihnen nun auf.

25 % Pauschalsteuer fallen beim Papiercoupon auf den Pflichtanteil von bis zu 3,57 € an. Bei maximaler Unterstützung an 15 Arbeitstagen fällt somit auf 53 € diese Steuerlast an. Eine Reduzierung ist in diesem Fall nicht möglich.

Bei der digitalen Essensmarke entfaltet sich in Abhängigkeit des tatsächlichen Rechnungsbetrages die volle Wirksamkeit zur Steuerentlastung.

Pflichtteil von 3,57 €

Die Pauschalversteuerung mit 25 %, vom Arbeitgeber zu tragen, fällt auf den Pflichtanteil mit maximal 3,57 € an. Die Steuerlast des Arbeitgebers steigt in Abhängigkeit vom Wert des Belegs von 0,00 € auf 0,89 € (25 % von 3,57 €).

Zuschuss mit 3,10 €

Bis zu 3,10 € Zuschuss zum Mittagessen des Beschäftigten bleiben steuer- und sozialabgabenfrei, wenn der Pflichtanteil erfüllt wurde. In Summe sind dann unverändert 0,89 € Steuerlast entstanden.

Digitale Essensmarke = Steuervorteil mit unserem Partner

Jeder Cent, der über den Gesamtwert von 6,67 € pro Tag für Essen ausgegeben wird, mindert den zu versteuernden Pflichtanteil und sorgt somit für eine Steuerentlastung. Ab einem Gesamtbetrag von 10,24 € ist der komplette Essenszuschuss mit der digitalen Essensmarke komplett steuerfrei.

Gesetzliche Grundlagen zur digitalen Essensmarke

Damit Sie bei der Einführung und Umsetzung dieser Mitarbeiterbindungsmaßnahme nicht lange suchen müssen, haben wir Ihnen hier alle relevanten, gesetzlichen Grundlagen zusammengestellt.

Einfachheit überzeugt

Digitale Applikationen müssen sicher und einfach zu bedienen sein. Überzeugen Sie sich und holen sich die entsprechende Anwendung auf Ihr Android– oder iOS-Smartphone. Sie können Sie vorab kostenfrei testen und sich von der Einfachheit Ihrer digitalen Essensmarke überzeugen.

1. Mittag essen

Ihr Mitarbeiter entscheidet sich, wann und wo er sich sein Mittagessen holt. Er muss nicht prüfen, ob eine bestimmte Zahlungsart angeboten wird oder ob es einen Vertrag zur Einlösung gibt. Er kann am Imbiss, im Restaurant, aber auch auf dem Wochenmarkt seine gesunde und ausgewogene Mahlzeit erwerben und lässt sich dafür einen Beleg ausstellen.

2. Einreichen des Zahlungsbeleges

Der Beschäftigte fotografiert mit seinem Smartphone den Zahlungsbeleg und die App zur digitalen Essensmarke prüft den Beleg auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Mehr Details können Sie bei unserem Partner nachlesen.

3. Erstattung

Am Ende des Folgemonats bekommen Ihre Mitarbeitenden bis zu 6,67 € pro Arbeitstag erstattet. Dies kann über die Gehaltserrechnung erfolgen oder Sie nutzen eine Firmenbonuskarte als Auszahlungsmedium.

Fallbeispiele

Die digitale Essensmarke hat im Unternehmensalltag jede Menge Vorteile. Anhand der Beispiele können Sie diese nachvollziehen und die Zusatzleistung für die Erhöhung Ihrer Arbeitgeberattraktivität gezielt einsetzen. Im Sinne einer mitarbeiter- und bedürfnisorientierten Personalpolitik punkten Sie mit diesem Benefit bei bestehenden, aber auch bei zukünftigen Beschäftigten.

Für Sie als Arbeitgeber

Unter https://familienfreun.de/index.php/s/AWtX8NcHNeFQKfA halten wir für Sie die gewünschten Informationen bereit.

Digitale Essensmarke für Ihren Arbeitnehmer

Für Ihre Beschäftigten haben wir beispielhaft Informationen unter https://familienfreun.de/index.php/s/SY3ztozdGkNFiNm zusammengetragen. Nutzen Sie diese gern als Zusatzinformation für die digitale Essensmarke.

Ihre digitale Essensmarke ist nur einen Klick entfernt!

Neben Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir lassen Ihnen gern die Vertragsbedingungen und Bestellformulare zukommen. Alternativ können Sie uns auch Ihre Fragen im Bemerkungsfeld übermitteln.

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