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Bevor wir auf Tankgutscheine und deren Chancen und Risiken für die Mitarbeitergewinnung und Fachkräftebindung eingehen, wollen wir ein paar Grundsätze klären.
Basiswissen zu Tankgutscheinen
Tankgutscheine werden dem Beschäftigten vom Arbeitgeber zusätzlich zum Arbeitslohn übergeben. Somit sind sie als unbarer Sachbezug eine extrinsische und monetäre Motivation. Sie können Teil des Cafeteria-Modells sein. Gutscheine für Benzin, Diesel und andere Kraftstoffe zählen zu den Fringe Benefits.
Ich bin gerne für Sie da!
Ich bin Thomas Kujawa und Ihr persönlicher Ansprechpartner bei den Fachkräftesicherern. Sie erreichen mich unter 0341-355408-12 . Oder Sie hinterlassen einen Rückrufwunsch. Ich werde mich schnellstmöglich melden und klären, wie ich Sie bei der Fachkräftesicherung unterstützen kann.
Wie hoch darf der Betrag pro Tankgutschein sein?
Sozialabgaben und Steuern fallen bei Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben, z. B. der 44 Euro (50 Euro ab 1.1.2022) Freigrenze nicht an. Für Sie als Arbeitgeber treten bei Einsatz der Tankgutscheine Entlastungen bei den Sozialabgaben auf. Ihrem Mitarbeiter können Sie bis zu 528 Euro mehr zukommen lassen. Steuern und Abgaben fallen dabei nicht an. Eine monatliche Nutzung ist nicht vorgeschrieben. Sie können auch im Zuge einer Leistungsorientierung Gutscheine als Boni einsetzen.
Wer kann Gutscheine zum Tanken erhalten?
Alle Voll- und Teilzeitbeschäftigten können Tankgutscheine erhalten. Aber auch Minijobber, Praktikanten, Werkstudenten und selbst angestellte Familienangehörige profitieren von Ihrem Ziel ein attraktiverer Arbeitgeber zu werden.
Was viele nicht wissen – Die Gutscheine für Mitarbeiter als Sachbezug können pro Arbeitsverhältnis genutzt werden.
Freigrenze beim Sachbezug
Für die richtige Beachtung der Freigrenze muss nachgewiesen werden, wann der Mitarbeiter den Tankgutschein erhielt (Zuflussprinzip). Die Summe der Sachbezüge darf 44 € pro Monat (50 Euro ab 1.1.2022) nicht übersteigen. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass der Mitarbeiter die Gutscheine sammeln bzw. ansparen darf.
Tankgutscheine sind erst seit den BFH-Urteilen vom 11.11.2010, VI R 21/09, 27/09 und 41/10 als Sachbezug anerkannt, haben sich aber seit dem als sehr gefragtes Instrument zur Mitarbeiterbindung entwickelt. Nur der Restaurantgutschein wird noch häufiger genutzt.
Wichtig ist, dass der Gutschein weder in Bar umgewandelt, noch eine Rückerstattung in Bar erfolgen darf. Sie als Arbeitgeber müssen diesen Umstand gegenüber den Finanzämtern nachweisen.
Zu dokumentieren sind die einzelnen Gutscheine auch, wenn sie im Monat die Freigrenze nicht erreichen. Und seit dem obigen Urteil darf der Gutschein auch einen Geldbetrag statt einer Literangabe enthalten.
Steuern und Sozialabgaben der Tankgutscheine
Der Aufwand für Sie als Arbeitgeber ist enorm, wenn Sie mit einzelnen Tankstellen Verträge zu solchen Gutscheinen abschließen. Aus diesem Grund haben sich Gutscheinanbieter etabliert, die Ihnen, natürlich gegen Entgelt, eine Vielzahl von Arbeiten abnehmen. Dennoch sind immer und ausschließlich Sie als Betrieb gegenüber den Sozialkassen und Steuerbehörden Ansprechpartner und im schlimmsten Fall Schuldner.
Im Zuge der Einführung vom Cafeteria Modell hat es sich bewährt von den papiergebundenen Gutscheinen zu Gutscheinkarten zu wechseln. Da auch dabei der bürokratische Aufwand noch immer hoch ist, bieten die Fachkräftesicherer eine spezielle Mastercard.
Durch das Aufbuchen der Tankgutscheine auf dieses unbare Zahlungsmittel erfüllt der Arbeitgeber alle nötigen Anforderungen des Gesetzgebers und der Verwaltungsaufwand sinkt gegen null. Es kann, wie die Lohn- und Gehaltszahlung, einfach durchgeführt und dokumentiert werden.
Alles wird einfacher
Zwei weitere Vorteile sprechen für den Einsatz der familienfreund Mitarbeiterkarte zur Fachkräftesicherung:
- Die Zahl der Akzeptanzstellen ist nicht auf Tankstellen begrenzt. Jeder Laden und jeder Onlinehändler, der Mastercard akzeptiert, wird Wunscherfüller Ihres Mitarbeiters.
- Die Gültigkeit der Tankgutscheine ist nicht mehr begrenzt. Steuerlich relevant wird der Betrag an einem Datum x auf die Karte gebucht. Wann der Betrag genutzt wird, also der Gutschein eingelöst wird, ist nicht relevant.
- Die Tankgutscheine lassen sich nahtlos in Ihr Cafeteria Modell integrieren und zum Beispiel mit der Erholungsbeihilfe oder anderen Benefits außerhalb des Sachbezuges koppeln.
An dieser Stelle enden die Vorteile noch nicht, denn die moderne Version der Tankgutscheine in Form der Fachkräfte-Karte können an das Erscheinungsbild Ihrer Arbeitgebermarke angepasst werden. So passen Sie sich perfekt in Ihre gesamte Kommunikationsstrategie ein und können online auch zur Unterstützung der Mitarbeitergewinnung eingesetzt werden.
Beratung zu Tankgutscheine anfordern
Wie werden die Tankgutscheine richtig gebucht?
Immer mal wieder werden die Fachkräftesicherer mit der Frage konfrontiert, wie denn die Tankgutscheine bzw. der Sachbezug korrekt verbucht wird. Hierzu haben wir mit unserer Steuerberaterin gesprochen und sie um die Beispielbuchungssätze gebeten.
Verwendung des SKR03
Der Kontierungsvorschlag sieht wie folgt aus:
| 4946 | Freiwillige Sozialleistungen | an | 1200 | Bank |
Der dazu gehörige Buchungssatz sieht wie folgt aus:
| 44,00 (H) | 4946 | Datum | 1200 | Kraftstoff-Gutscheine |
Verwendung des SKR04
Der Kontierungsvorschlag sieht wie folgt aus:
| 6822 | Freiwillige Sozialleistungen | an | 1800 | Bank |
Der dazu gehörige Buchungssatz sieht wie folgt aus:
| 44,00 (H) | 6822 | Datum | 1800 | Kraftstoff-Gutscheine |
Kann bei Teilzeit , und einer halben Erwerbsminderungsrente , der Tankgutschein nach Arbeitsstunden gekürzt werden ?
Herr Hübner,
der Gesetzgeber macht lediglich Angaben zur maximalen Höhe der Tankgutscheine bzw. des Sachbezuges. Ab diesem Jahr gilt die Höchstgrenze von 50 Euro.
Sie, als Arbeitgeber / Betrieb, definieren die Höhe des Benefits für Ihren motivierten Beschäftigten über das monatliche Entgelt hinaus.