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Dienstleistungsunternehmen haben ganz eigene Anforderungen an eine ERP-Software. Welche das sind, zeigen wir Ihnen hier.
In kaum einer anderen brachen greift der Satz „Zeit ist Geld“ so sehr wie im Dienstleistungssektor. Um sich auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können, bedarf es eines möglichst schlanken Verwaltungsapparates und klaren, transparenten Prozessen.
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Diese lassen sich mit einer umfangreichen ERP-Software realisieren. Welche Anforderungen der Dienstleitungssektor im Einzelnen an eine ERP-Software stellt, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer unter die Lupe nehmen.
Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, warum branchenspezifische ERP-Lösungen überhaupt vonnöten sind.
Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition
Hinter der Abkürzung ERP verbirgt sich das sogenannte „Enterprise-Resource-Planning“. Bei dieser unternehmerischen Aufgabe geht es im Kern darum, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Unter Ressourcen werden dabei sämtliche Betriebsmittel verstanden, auf die das Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgreifen kann.
Neben Werkzeugen, Maschinen oder Rohstoffen, werden also auch Arbeitskapazitäten, Immobilien, finanzielle Mittel oder IT-Kapazitäten als Ressourcen verstanden. Es gilt, diese Kapazitäten so auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen oder Verschwendungen kommt.
Schnellere und transparentere Prozesse im gesamten Unternehmen
Zu diesem Zweck werden die Prozesse so effizient wie möglich gestaltet. Eine ERP-Software bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich Abläufe zentralisieren, verschlanken und teilweise sogar automatisieren. Abteilungsgrenzen werden überwunden und alle Akteure arbeiten mit denselben Daten.
Das führt zu schlanken und vor allem transparenten Prozessen im gesamten Unternehmen. Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module übernimmt dabei spezifische Aufgaben zur Abdeckung eines bestimmten Aufgabenbereiches im Unternehmen. So finden sich beispielsweise Module für die Personalverwaltung, die Produktion, die Kundenverwaltung oder auch das Rechnungswesen an.
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ERP-Software aus der Cloud oder lieber lokal?
Doch auch in Bezug auf das Lizenzmodell einer ERP-Software ergeben sich Unterschiede. So ist es beispielsweise möglich die Software direkt vom Anbieter zu erwerben und auf den hauseigenen Servern zu betreiben. Hierbei spricht man auch vom sogenannten On-Premises-Modell. Demgegenüber steht die Cloud-Variante.
Hier wird die Software aus einer Cloud heraus angeboten und dem Anwender über das Internet zugänglich gemacht. Die Daten werden dann in der Cloud, also auf Servern des Cloud-Betreibers verarbeitet und gespeichert. Beide Modelle bringen ganz eigene Vor- und auch Nachteile mit sich. Für welches Modell ein Unternehmen sich letztlich entscheidet, hängt maßgeblich von den Begebenheiten im Unternehmen selbst ab.
Werfen wir nun einen Blick auf ein paar spezielle Module und Funktionen, die in einer ERP-Software für Dienstleistungsunternehmen nicht fehlen sollten. Gleichsam wollen wir nochmal festhalten, dass hier keine vollständige Auflistung aller notwendigen Funktionen folgt. Jedes Unternehmen muss anhand der eigenen Ziele genau evaluieren, welche Module letztlich benötigt werden.
Projektmanagement
Mit einem Projektmanagementmodul lassen sich ganze Projekte einfach und übersichtlich verwalten. Von der Angebotserstellung, über die Umsetzungsphase bis hin zum Projektabschluss begleitet die Software den gesamten Projektablauf. Bei der Planung lassen sich alle wichtigen Faktoren automatisch mit einbeziehen.
So lässt sich die Budgetplanung einfach und transparent aufziehen. Während des Projektes lassen sich alle Fortschritte übersichtlich überwachen. Auch die Arbeitszeit lässt sich hier genau nachhalten, was die spätere Abrechnung deutlich vereinfacht.
Customer-Relationship-Management (CRM)
Mit einem CRM-Modul lassen sich alle Maßnahmen, die ein Unternehmen zur langfristigen Bindung der Kunden unternimmt, zentral verwalten und organisieren. Für jeden Kunden wird eine Kundenakte angelegt. In dieser lassen sich dann sämtliche Informationen zum Kunden hinterlegen. So haben alle Akteure Zugriff auf alle Daten.
Für den Kundenservice bedeutet dies beispielsweise, dass Kunden deutlich schneller und besser geholfen werden kann, wenn diese sich mit konkreten Anfragen zu offenen Bestellungen o.ä. melden. Für das Marketing und auch den Vertrieb hingegen stellen die Daten in anderer Weise einen Mehrwert dar. Wertet man diese gezielt aus, lassen sich neue Erkenntnisse zu den Wünschen und Bedürfnissen der Kunden gewinnen. So kann deutlich individueller geworben und vertrieben werden.
Human-Ressource-Management (HRM)
Mit einem umfangreichen HR-Modul lassen sich alle Belange rund ums Personal organisieren und verwalten. Von der Arbeitszeiterfassung, über die Einsatzplanung bis hin zur Urlaubs- und Vertretungsplanung. Auch das Bewerbungsmanagement lässt sich deutlich einfacher gestalten und wird durch diverse Automationen unterstützt.
So kann ein Bedarf an Arbeitskraft einfach im System gemeldet werden. Entscheider prüfen dieses und geben den Auftrag frei. Dann wird automatisch eine Stellenausschreibung erstellt und veröffentlicht. Eingehende Bewerbungen werden direkt an die richtigen Stellen weitergeleitet und dort geprüft. Das System kann dann sogar in den Kalendern der Entscheider nach freien Terminen suchen und den Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einladen.
