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Selten gewährt man so viel Einblick wie bei Videokonferenzen, die man aus den eigenen vier Wänden führt. Dieser, teilweise unbeabsichtigte, Eindruck kann und wird aber bei Kolleg*innen und Mitarbeiter*innen oder Geschäftspartner*innen hängen bleiben. Der DFK – Verband für Fach- und Führungskräfte gibt daher Tipps, wie Online-Meetings auch im virtuellen Rahmen bleiben.
Bei bisherigen Videokonferenzen im Büroalltag, die meistens in den Büroräumen stattgefunden haben, wurde peinlichst genau darauf geachtet, dass ein professioneller Hintergrund für das Gegenüber zu sehen war. Seit einigen Wochen ist das anders. Videosammlungen, Bildergalerien, Gewürzregale geben dem/der Meetingpartner*in einen sehr privaten Einblick beim Live-Streaming aus der Küche, dem Wohn- oder auch Kinderzimmer. Sicherlich lockern solche Einblicke die Gesprächsatmosphäre auf. Dennoch rät Führungsexperte Nils Schmidt, Vorstand des DFK, zur Vorsicht: „Bei allem was Sie beruflich tun oder zeigen, sollte der professionelle Auftritt im Vordergrund stehen bzw. im Hintergrund sein. Dementsprechend sollte man sich auch in einem virtuellen Meeting zeigen.“
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Für Mitarbeiter*innen, die im Homeoffice arbeiten, repräsentiert, so Schmidt, die Führungskraft mehr als einen Vorgesetzten. „Sie sind die Verbindung zum Unternehmen und gleichzeitig dessen offizielles Sprachrohr. Da ist es gut, wenn nichts, wie etwa die Fotogalerie der Familie im Hintergrund, von der Botschaft ablenkt. Vor allem, wenn sie ernste Nachrichten mitzuteilen haben“, so Schmidt. Meist dauern virtuelle Meetings nicht so lang wie physische, weiß der Experte des DFK. Von daher lohne es sich, stärker konzentriert zu sein. Der DFK hat daher einige Tipps gesammelt, wie Videokonferenzen professionell durchgeführt werden können:
Tipps zu virtuellen Meetings mit Kolleg*innen und Mitarbeiter*innen
1. Hintergrund
„Achten Sie auf einen schlichten Hintergrund ohne zu viel Kontrast“, empfiehlt Schmidt. Bei Bildern muss man ebenso vorsichtig sein, wie bei der Farbgebung. „Wir raten von den künstlichen Hintergründen bei Teams, Zoom o.ä. ab“ ergänzt Experte Schmidt. „Diese haben zwar einen gewissen ‚Spaßeffekt‘. Sie ‚verschlucken‘ aber Teile des Blickfeldes, was zu Ablenkungen führen kann.“ Auch stellen sich Gesprächspartner dann die Frage, was wohl mit dem künstlichen Hintergrund verborgen werden soll.
2. Kleidung
Dass man auch in einem Videomeeting nicht in Sportkleidung vor der Kamera sitzt, sollte selbstverständlich sein. „Aber auch bei Businesskleidung ist Vorsicht geboten,“ weiß Nils Schmidt. „Ein Jackett bei Männern wirkt schnell übertrieben, eine Krawatte sollte nur dem Anlass entsprechend umgelegt werden.“ Oftmals „verschmilzt“ aber auch die Farbe der Kleidung mit dem Hintergrund und die/der Teilnehmer*in verschwindet dann. Idealerweise ist daher die Kleidung etwas heller als der Hintergrund. Dadurch ist die Person insgesamt leichter zu erkennen. „Natürlich sollte auch darauf geachtet werden, dass das Licht ausreichend ist und man Sie nicht irgendwo im Dunkeln vermutet“, erklärt Schmidt.
3. Technik
„Vor einem wichtigen Meeting sollten Sie unbedingt die Technik getestet haben“, rät Schmidt. Nichts ist schlimmer, als wenn die ersten Minuten der Konferenz für technische Tests und Fehlerquellensuche verwendet werden. „Statt der Lautsprecher sollten Sie auf In-Ear-Headsets ausweichen“, ist die Empfehlung des DFK-Vorstandes. „Sie sind nicht nur meist angenehmer als ‚normale‘ Kopfhörer, sondern irritieren das Auge weniger. Wenn diese noch Noise Reduction haben, werden Sie auch weniger von der Umwelt abgelenkt. Andere Technik, wie etwa ein laufender Fernseher oder das Radio sind sowieso während des Meetings tabu“, sagt Schmidt. „Das virtuelle Meeting ist meist kurz, aber intensiv. Viel länger als eine Stunde lässt sich die Konzentration schlecht halten. Von daher gilt es, in dieser Stunde komplett zu fokussieren.“
4. Verhalten
Aufmerksamkeit und Konzentration ist das oberste Gebot in einem virtuellen Meeting. „Wenn es geht, blicken Sie in die Kamera. Sollten Sie zwischendrin auf den Bildschirm schauen müssen, positionieren Sie die Kamera am besten über dem Screen“, rät Nils Schmidt. Für einen Betrachter sieht es unaufmerksam aus, wenn das Gegenüber „daneben“ schaut. „Ein absolutes No-Go ist das Aufstehen und Weggehen“, warnt Schmidt. „Selbst wenn man dabei weiterredet oder nur eine Akte holt. Alles was Sie brauchen sollte in Griffweite sein. Ein Weggehen aus dem Blickwinkel der Kamera ist wie ein Verlassen des Raumes im analogen Leben.“
5. Störungen
„Man wird nicht alle Störungen verhindern können, wenn aus dem Homeoffice gearbeitet wird“, sagt Nils Schmidt. „Hier ist der Punkt, wo man es menscheln lassen kann, etwa wenn Kinder ins Bild kommen. Schieben Sie die Kinder nicht einfach weg, sondern schwenken Sie kurz Ihre Aufmerksamkeit. Das wird niemand übelnehmen. Im Gegenteil.“ Andere Störungen lassen sich aber ausschalten oder aushalten, etwa die Türklingel oder das Mobiltelefon.
Fazit zu gelingenden Videokonferenzen
„Manche Menschen glauben, die Regeln ‚normaler Meetings‘ seien bei virtuellen Treffen außer Kraft gesetzt“, sagt DFK-Vorstand Schmidt. „Das Gegenteil ist aber der Fall. Pünktlichkeit, eine Agenda, Vorbereitung von Unterlagen etc. sind noch wichtiger, weil man wenig Zeit hat, Fehler wieder gut machen. Handouts etwa lassen sich während des Meetings nicht wieder einsammeln, wenn ein Fehler darin ist.“ In diesem Sinne rät der Experte zu guter Vorbereitung und größerer Konzentration: „Wer bei virtuellen Meetings gut abschneidet, hat auch für die Zeit nach der Krise bei Kolleg*innen, Mitarbeiter*innen und Vorgesetzten Boden gut gemacht. Hier kann man sich Reputation erarbeiten, die langfristig hält.“
