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Wenn in den heißen Monaten die Temperaturen über die 30-Grad-Marke steigen, beeinträchtigt dies die Arbeitsleistung erheblich. Arbeitgeber sollten bestimmte Vorkehrungen treffen, um den Beschäftigten auch bei großer Hitze ein angenehmes Arbeiten zu ermöglichen. Arbeitsschutzgesetz und Arbeitsstättenverordnung schreiben bestimmte Maßnahmen vor, sobald gewisse Temperaturgrenzen überschritten sind. Weiterhin stellt sich die Frage, wie Mitarbeiter sich selbst Erleichterung bei Hitze im Büro verschaffen können.
Hitze und Arbeitsschutzgesetz
Bezüglich der Temperatur in Büroräumen am Arbeitsplatz finden sich konkrete Vorgaben im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Hierbei verweist das Gesetz insbesondere auf die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Die technische Regel für Arbeitsstätten, A.3.5. ist von besonderer Relevanz. Sie legt die Vorkehrungen fest, die bei bestimmten Temperaturen einzuhalten sind. Bei Temperaturen von mehr als 26 Grad Celsius infolge von Sonneneinstrahlung handelt es sich um Empfehlungen. Dazu gehört die Einrichtung von Vordächern sowie die Installation reflektierender Vorrichtungen vor dem Fenster. Grüne Bepflanzungen in den Regionen des direkten Lichteinfalls dämpfen die Sonnenstrahlen und gehören ebenso zu den empfohlenen Maßnahmen. Eine weitere Empfehlung der Arbeitsstättenverordnung sind Sonnenschutzverglasungen.
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Übersteigt die Temperatur die Marke von 30 Grad Celsius, so sind diese Vorkehrungen verpflichtend. Handelt es sich um eine Temperatur von über 35 Grad Celsius, so gilt der Raum als nicht mehr geeignet zur Nutzung als Büro oder Arbeitsraum. Die Verordnung sieht daher vor, dass die Temperatur durch effektive Maßnahmen auf ein niedrigeres Niveau zu bringen ist.
Was hilft gegen die Hitze im Büro?
Für Arbeitgeber ist die Frage relevant, welche technische Einrichtung für ein angenehmes Raumklima bei hohen Außentemperaturen geeignet ist. Klimaanlagen, Klimageräte und Ventilatoren unterscheiden sich in ihrer Funktionsweise. Während Klimaanlagen und Klimageräte dem Raum Feuchtigkeit entziehen und die Temperaturen direkt absenken, sorgen Ventilatoren für einen angenehmen Luftstrom.
Ventilatoren
Ventilatoren haben keinen Einfluss auf die tatsächliche Innentemperatur, beschleunigen jedoch die Verdunstung auf der Haut. Der entstehende Schweiß der Mitarbeiter trocknet schneller dank der Luftverwirbelung des Ventilators. Gegenüber der Klimaanlage bietet der Ventilator einen Kosten- und Umweltvorteil. Er ist deutlich günstiger in der Anschaffung und weist einen erheblich niedrigeren Stromverbrauch auf. Die Inbetriebnahme ist selbsterklärend und der Installationsaufwand eines Klimageräts entfällt. Weiterhin sorgt der Ventilator für eine besonders schnelle und punktuelle Abkühlung.
Klimageräte, Klimaanlagen und Ventilatoren zur Nutzung während der Arbeitszeit im Betrieb oder bei Auswärtstätigkeiten sind im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse angeschafft und somit nicht steuerpflichtig.
Anders sieht es bei Anschaffungen des Arbeitgebers für die Privatwohnung der Mitarbeitenden aus. Dies stellt steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Besondere Förderungen durch Pauschalisierungsvorschriften o. ä. gibt es nicht und der 50-Euro-Sachbezug reicht in den wenigsten Fällen.
Eis, Getränke oder Obst für die Erfrischung
Verpflegung, die während der Arbeitszeit im Betrieb (kostenlos oder verbilligt) aufgrund der Hitze zur Verfügung gestellt wird, stellt steuerlich eine sogenannte Annehmlichkeit dar. Da die Leistung im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers steht, ist sie nicht steuerbar und damit steuerfrei (H 19.3 „Nicht zum Arbeitslohn gehören“ LStH, sowie R/H 19.6 „Aufmerksamkeiten“ LStR/H). Steuerpflicht entsteht erst bei der Gestellung kompletter Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- oder Abendessen).
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Duschmöglichkeiten gegen die Hitze im Büro und der Werkhalle
Eine erfrischende Dusche stellt gerade bei Hitze im Büro eine Wohltat dar. In 2 Fällen ist das kühle Nass von der Besteuerung ausgenommen. Fall 1 betrifft die Entfernung von Schmutz und die Wiederherstellung der Sauberkeit der Beschäftigten. Fall 2 ist die betriebliche Regelung im Zusammenhang mit der „morgendlichen“ Anreise mit einem Fahrrad bzw. der Zusammenhang mit dem Betriebssport.
Weitere Optionen für ein angenehmes Raumklima
Bei großer Hitze ist regelmäßiges und korrektes Lüften wichtig. Tagsüber sind Fenster und Türen geschlossen zu halten. Bei sinkenden Temperaturen sind die Räume zu lüften. Die kühlste Phase ist typischerweise kurz vor Sonnenaufgang, weshalb dies der ideale Zeitpunkt für das Lüften ist. Bei direktem Sonneneinfall sind Verdunkelungen vorteilhaft, beispielsweise Jalousien.
Bei großer Hitze ist in besonderem Maße auf ausreichende Flüssigkeitszufuhr zu achten. Wasser oder ungezuckerte Tees sind im Sommer ideal. Arbeitgeber sollten daher stets genügend Getränke bereitstellen. Beim Essen sind leichtverdauliche Speisen gegenüber üppigen Mahlzeiten vorzuziehen.
Arbeitskleidung im Sommer
Es ist anzuraten, bei besonders hohen Temperaturen die Kleiderordnung zu lockern. Je nach Branche sind sommerlichere Kleidungsstücke akzeptabel. Auch in konservativer Umgebung ist es möglich, durch dünnere Stoffe und hellere Farben die Hitze erträglicher zu machen. Mit kurzen Ärmeln und Materialien wie Naturfaser oder Leinen lässt sich Hitze besser aushalten.
Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass das Erscheinungsbild nicht den Eindruck von Urlaub erweckt. So könnten kurze Hosen und Sandalen beim Kundenkontakt einen unseriösen Eindruck machen. Ein angemessener Kleidungsstil ist abhängig von der Branche und dem konkreten Unternehmen. Der Kompromiss aus Seriosität und Komfort ist daher eine Gratwanderung.
