Mitarbeiterempfehlungsprogramme auch für KMU sinnvoll

Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind keine neue Erfindung, sondern haben ihre Wurzeln schon tief in der Geschichte. Die Heuer bei der Seefahrt funktionierte damals in den Kneipen am Hafen wunderbar. Die Matrosen erzählten einander von den Fahrten und Jobs auf dem Meer. Später kam der Heuerbass im Auftrag des Kapitäns zu den Matrosen und warb sie direkt an. Ähnlich lief es bei den Söldnertruppen- und Herren. Söldner rekrutierten sich meist aus den Unterschichten bestehend aus überschuldeten Bauern, entflohenen Leibeigenen, zweitgeborenen Bauernsöhnen oder erwerbslosen Handwerksgesellen und arbeitslosen Bergarbeitern. Von Mund zu Mund wurden lukrative Kampfeinsätze weitergegeben. Oft war sowohl bei der Heuer als auch bei den Söldnern, das Ziel bzw. der Umfang des Auftrages und damit auch die verbundene Gefahr nicht bekannt. Verträge wurden auf Zuruf geschlossen. Natürlich passte die Mannschaft bzw. das Heer am Ende trotzdem irgendwie zusammen, weil es bei  jedem  ähnliche Beweggründe gab.

Heute unterscheidet sich diese Art der Gewinnung massiv von den historischen Anfängen. Denn Sie definieren, was Sie brauchen!

Ich bin gerne für Sie da!
Ich bin Thomas Kujawa und Ihr persönlicher Ansprech­partner bei den Fach­kräfte­sicherern. Sie erreichen mich unter 0341-355408-12 . Oder Sie hinterlassen einen Rückrufwunsch. Ich werde mich schnellstmöglich melden und klären, wie ich Sie bei der Fachkräftesicherung unterstützen kann.

Was wollen Sie für Ihr Unternehmen erreichen?

Ihr Betrieb und Ihre Mannschaft sind einzigartig. Das Betriebsklima, Ihr Führungsstil, die Vision und die Mission sind Teil der Arbeitgeberattraktivität, die es nach innen und außen zu kommunizieren gilt. Natürlich müssen Sie als Unternehmer bzw. Ihr Personalverantwortlicher wissen, welche Talente Ihre Mannschaft bereichern, ergänzen und komplettieren. Wollen Sie über die Chefetage hinaus Ihre Mitarbeiter für die Gewinnung von neuen Fachkräften ‚anheuern‘, bedarf es einiger strategischer Überlegungen im Voraus.

1. Welche Talente werden benötigt und wie kommunizieren Sie das?
2. Wo und wie soll die Empfehlung zu Ihnen kommen bzw. kanalisiert und verarbeitet werden?
3. Wie wollen Sie die Mitarbeiterempfehlung belohnen bzw. was wird wie und wo abgerechnet bzw. honoriert?
4. Was gibt es rechtlich bzw. steuerrechtlich zu beachten?
5. Was macht die Konkurrenz bzw. welche funktionierenden Systeme gibt es überhaupt?

Ihre Mitarbeiter müssen wissen, wen Sie gewinnen sollen

In kleinen und mittelständischen Unternehmen muss der oder die neue zum Betriebsklima passen. Oft wird es als familiär charakterisiert, mit einem guten Draht zum Chef. Trotzdem ist es unter Umständen problematisch, wenn die Besetzung von offenen Stellen im Prinzip dem Begriff Vetternwirtschaft gleicht. Mitarbeiter, die fachlich und menschlich zum Betrieb bzw. zum Betriebsklima passen, sind wichtig. Ihre Mitarbeiter müssen also bestens informiert werden, welche Stellen gerade zu besetzen sind und, was der neue Mitarbeiter für Qualifikationen und Kompetenzen haben muss.

Damit, dass immer wieder neu passt und die Empfehlung nicht nach hinten losgeht, ist es sinnvoll einen Ort zu finden bzw. Anlaufpunkt zu schaffen, wo sich Ihr Mitarbeiter immer wieder frisch über die aktuelle Situation im Unternehmen informieren kann. Die berühmte Wochenbesprechung kann so ein Ort bzw. eine Art sein, wo aktiv über die Unternehmensentwicklung und die kurz-, mittel- und langfristigen Ziele gesprochen wird. Nehmen nur Abteilungs- und Schichtleiter teil, müssen auch diese Mittel an die Hand bekommen, gewonnene Informationen an die Teams weiterzugeben. Natürlich kann die Information auch passiv am Arbeitsplatz des Mitarbeiters über ein Schwarzes Brett, im Intranet oder über einen Terminal im Unternehmen erfolgen.

Empfehlen, verarbeiten und bewerten

Empfehlungen passieren dann, wenn Sie ihre Mitarbeiter bestens informiert und gebrieft haben. Im KMU besteht die Chance oft darin, dass die Mitarbeiter lokal informell vernetzt sind. Wissen Sie um die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter, können Sie auch die Empfehlungen besser bewerten und einordnen. Setzen Sie hier auf das Motto: schnell, unbürokratisch und persönlich! Damit heben Sie sich am besten von den großen Mitbewerbern ab.  Passiert eine Empfehlung, muss Ihr Mitarbeiter genau wissen, wo und wie er sie an Sie bzw. das Unternehmen weitergeben soll. Und Sie benötigen einen weiteren Prozess, um die Empfehlung zu prüfen, zu verarbeiten und zu bewerten.

Fachkräftesicherung ist Chefsache!

Bewirbt sich eine Mitarbeiterempfehlung bei Ihnen im Unternehmen, geht es um Schnelligkeit auf dem kurzen Dienstweg. Rufen Sie noch am selben Tag den Bewerber zurück und laden Sie ihn zeitnah ein. Mindestens reagiert der Personalchef bzw. am besten der Unternehmensinhaber. Trotzdem, dass Sie im Tagesgeschäft wenig Zeit haben, ist die Fachkräftesicherung Chefsache. Es geht darum, unbürokratisch und schnell einzustellen. Das macht auch den besten Eindruck auf Ihren Bewerber. Ein Kennlerngespräch am nächsten Tag zeigt, dass Sie einstellen wollen. Bieten Sie an, dem Bewerber Unterlagen von ihrem Unternehmen per E-Mail bzw. Fax zu senden. Damit kann er sich optimal vorbereiten.

Zu einem weiteren Gespräch können Sie gern auch den Lebenspartner mit einladen. Das lässt sich z. B. mit einer Unternehmensführung koppeln. Hier erfahren Sie viel über die Motivation Ihres Kandidaten und seinen familiären Hintergrund. Stimmt die kulturelle Passung, wird dieser Termin wie geschnitten Brot laufen. Nach diesem Termin können Sie schon Nägel mit Köpfen machen. Passt der Bewerber zum Unternehmen und zur Aufgabe, ist es Zeit für Ihre persönliche Zusage und die rasche Vertragsunterzeichnung. Im Mittelstand zählt die persönliche und individuelle Wertschätzung gegenüber dem Kandidaten. Sie suchen nicht nur einen Mitarbeiter, sondern ein Familienmitglied. Als bieten Sie ihm auch wirklich ein zu Hause an.

Mit dem Onboarding beginnt dann die Anbindung an das Unternehmen bis zum ersten Arbeitstag über die Probezeit und die ersten Monate hinaus. Heißen Sie Ihren neuen Mitarbeiter persönlich und im Team willkommen. Stellen Sie die Belegschaft vor. Ein gemeinsames Frühstück ist vielleicht so ein Anlass zum Kennenlernen. Und vergessen Sie nicht noch vor dem ersten Tag Ihren neuen Mitarbeiter telefonisch willkommen zu heißen. Der funktionierende Onboardingprozess ist damit auch der Einstieg für die Mitarbeiterbindung.

 Die Empfehlung richtig belohnen und honorieren

Von diesen funktionierenden Prozessen hängt wiederum die Belohnung für den Empfehlenden ab. Wie hoch diese dann letztlich ist, muss auch qualitativ und quantitativ bewertet werden. Eventuell empfiehlt sich hier eine stufenweise Belohnung vom Gespräch bis zur Beschäftigung des neuen Mitarbeiters über die Probezeit hinaus. Wichtig und richtig ist, dass Mitarbeiterempfehlungsprogramme Sie als Unternehmen Geld kosten. Geld, was unter Umständen sehr gut im Rahmen einer funktionierenden Fachkräftesicherung angelegt ist.  Die Mitarbeiterempfehlung kann reichen, vom Teilen der Stellenanzeige in sozialen Netzwerken bis hin zum aktiven Mitbringen eines Kandidaten. Wie groß die Spanne in Ihrem Unternehmen ist, müssen Sie definieren. Außerdem hängt es natürlich von der Einsparung weiterer Rekrutierungskosten ab.

Ein Programm für Ihr KMU aufsetzen

Mitarbeiterempfehlungsprogramme basieren auf der Annahme, dass gute Mitarbeiter gute Mitarbeiter kennen, anwerben und gewinnen. Für Ihr Unternehmen sollten Sie die Chancen, die sich aus einem Programm ergeben können, genauestens abwägen und prüfen.  Die Rücksprache mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt kann hilfreich sein. Die führenden Anbieter auf dem Markt sind Talentry und  Firstbird. Eqipia ist mittlerweile ein Teil von Xing geworden. Alle diese Programme bzw. Werkzeuge versprechen, dass sie die Kosten pro Einstellung reduzieren sowie die Zeit bis zur Einstellung senken. Darüber hinaus bleiben gewonnen Mitarbeiter auch dem Unternehmen über längere Zeit treu.

Welche Programme gibt es und wie läuft es woanders?!

In großen Konzernen laufen Mitarbeiterempfehlungsprogramme oft wie von selbst bzw. nebenbei zu einer Vielzahl von anderen Gewinnungs- und Bindungsmaßnahmen. Das hat zum einen den Grund, dass die Mitarbeiter viele sind und vielschichtig vernetzt bzw. organisiert. Die Leistungen für neue und bestehende MitarbeiterInnen sind oft klar und deutlich kommuniziert. Konzerne arbeiten zudem oft mit entsprechender Softwareunterstützung oder Punktesystemen, die das Sammeln von Empfehlungen belohnt und unterstützt. Auch, wenn es nicht zur Einstellung kommt  bzw. jemand permanent Empfehlungen liefert, die nicht passen, wird belohnt, mit Punkten, Geld oder Sachleistungen.

Gleich und gleich gesellt sich gern

Um zu wissen, wer zu Ihnen passt, ist es wichtig Ihre Mannschaft zu kennen. Sie haben schon passende und damit gute Mitarbeiter gefunden. Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm wird das beste aus ihren Mitarbeitern herausholen, wenn Sie bereit sind, die persönliche Netzwerke der Mitarbeitenden zu nutzen. Anhand der bereits vorhandenen Mitarbeiter ist es notwendig die ‘Mitarbeiter-Persona’ zu erstellen. Dazu bieten wir Ihnen für Ihre Fachkräftesicherung die passende Unterstützung mit unserem Workshop “Vom Produkt- zum Personalmarketing” an. Darüber hinaus sollten sie sich einen ‘Talentpool’ im Unternehmen gönnen. Ähnlich, wie ein Alumni-Netzwerk pflegen Sie hier die Beziehungen zu den Talenten, die sie schon einmal kennengelernt und für zum Unternehmen passend, befunden haben. Laden Sie diese ehemaligen Praktikanten, Studenten, Mitarbeiter und Azubis zu gemeinsamen Veranstaltungen und zum fachlichen Austausch ein. Lassen Sie sich durch nette Grüße und gute Glückwünsche, z. B. zum Geburtstag, regelmäßig berichten, wie die weitere Karriere bzw. das Leben verläuft. Mit dem Hinweis auf das Sprichwort ‘Man sieht bzw. trifft sich immer zweimal im Leben’ wünschen wir Ihnen stets das richtige Händchen bei der Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern.