Return to Office – Wie Arbeitgeber nach Corona ihren Mitarbeitern mehr Sicherheit geben

Die Kommunikationsagentur pioneer communications (Leipzig/Berlin) bereitet sich auf die schrittweise Rückkehr ins Büro vor. Damit alle Mitarbeitenden mit gutem Gefühl mitziehen, haben sich die Gründer eine eigene Software aufgebaut:  DeskHero hilft bei der smarten Buchung von Arbeitsplätzen   Mindestabstand und Check-in Funktionen inklusive.

Die dritte, voraussichtlich aber nicht letzte, Welle der weltweiten Corona-Pandemie ebbt in Deutschland gerade ab. Freisitze und Restaurants eröffnen wieder, die Kultur nimmt den Betrieb wieder auf und auch so manches Unternehmen beginnt zaghaft wieder, die eigenen Büroräume zu nutzen. Während Deutschland noch über die Homeoffice-Pflicht und die New Work Kür diskutiert, müssen in der Realität schnelle(re) Lösungen für die Wiederöffnung der Betriebe her. Kein Wunder, dass sich Unternehmer auch selbst helfen und in Stellung bringen, um ihren Mitarbeitern möglichst große Sicherheit am Arbeitsplatz zu bieten. Was kann also folgen auf die ersten Maßnahmen wie Hygienestationen, Trennwände und Schnellltests?

Technologie im Kampf gegen die Pandemie

Die Leipziger Kommunikationsagentur pioneer communications (www.pioneer-communications.de) hat sich für eine technische Lösung entschieden: „Wir brauchten eine schnelle Lösung, um den Überblick im Büro zu behalten und allen ein gutes Gefühl zu vermitteln. Wir wollten dafür sorgen, dass jeder weiß, wie voll das Büro sein wird, wer da ist und wo die Leute sitzen – inklusive Mindestabständen.“, erklärt Agenturchef Benedict Rehbein. Also setzte er gemeinsam mit der Softwarefirma evermind kurzerhand die Lösung in Technologie um: Die Plattform DeskHero bildet seitdem die Standorte von pioneer communications digital ab und ermöglicht tages- und stundenweise Platzbuchungen durch die Mitarbeitenden. Auf grafisch aufbereiteten Grundrissen kann sich jeder täglich an- und abmelden und die Belegung der Büros vorab einsehen. Sind zwei Sitzplätze (zu) nahe beieinander und ist der eine bereits belegt, sperrt die Software den anderen Platz automatisch. So vermeiden die Macher bereits im Vorfeld Konflikte, entzerren den Aufenthalt im Büro und behalten jederzeit den Überblick. Die Agentur kombiniert ihre eigene Lösung zudem mit den gängigen Check-Ins der Luca App und der Corona Warn App, beide QR Codes sind bei den Standortinformationen hinterlegt. Mitarbeiter prüfen also die Kapazitäten bequem und schnell vorab, melden sich an, checken vor Ort ein und wechseln mit einem sicheren Gefühl vom Homeoffice ins Büro.

Platzbelegung mit DeskHero Screenshot
Platzbelegung mit DeskHero Screenshot

Keine Frage von Müssen, sondern von Dürfen und Können

Dass sich die Leipziger Agentur eine Software wie DeskHero leistet, ist eigentlich kein Muss. Das Arbeiten bei pioneer ist ohnehin zeit- und ortsunabhängig, wie Benedict Rehbein betont:  Wir waren schon vor Corona mobil und in der Cloud unterwegs und im Grunde ist es für uns unerheblich, ob unsere Experten im Büro, zu Hause, im Park oder im Café ihren Beitrag bringen. Wir sehen aber auch, dass viele unter der Situation zu Hause leiden und dass es schwer ist, zum Beispiel Beruf und Familie wirkungsvoll und dauerhaft unter einen Hut zu bekommen. „Mit DeskHero schaffen wir wieder sichere, vertrauenswürdige und fürs Arbeiten optimierte Räume für alle“, betont Rehbein. Viele Kollegen haben das Angebot dankend angenommen, sie stimmen sich täglich per WebApp oder mobil zu den Auslastungen ab und kommen mit gutem Gefühl zurück zur Arbeit. Weil sie es können.

Ein Beitrag aus der Familienstadt Leipzig, der für alle Unternehmen passt

Der Erfolg des Tests am eigenen Leibe hat die Agenturmacher angespornt: Benedict Rehbein kündigt deshalb an, die Software ab sofort auch für andere Unternehmen verfügbar zu machen:  Wir hätten nicht gedacht, dass sich aus unserer Idee so ein Konzept entspinnt. Aber natürlich stehen wir bereit, um auch anderen ein Stück mehr Normalität zu verschaffen. Wer die Rückkehr ins Office plant und für sein Employer Branding bzw. das Personalwesen noch Lösungen sucht, kann uns ab sofort gerne ansprechen und wir helfen weiter.  Unter www.desk-hero.de hat die Agentur die Funktionalitäten der Software aufgelistet und leicht verständlich erklärt. Bei positivem Feedback aus der Unternehmerwelt wollen Rehbein und sein Team den DeskHero Stück für Stück auch noch verbessern   und damit Technologie gegen Corona ausspielen.

Benedict Rehbein - Gründer von Pioneer Communications und Ideengeber DeskHero
Benedict Rehbein – Gründer von Pioneer Communications und Ideengeber DeskHero

Zunächst war das eher eine Selbsthilfe  Drei Fragen an Agenturchef Benedict Rehbein, Ideengeber zu  DeskHero

Wie ist DeskHero bei euch im Einsatz?

Wir haben drei Büros in Dreilinden, Berlin und Leipzig. An allen Standorten ist DeskHero integriert, inklusive der Check-in Funktion über die gängigen Nachverfolgungs-Apps. In der Praxis buchen unsere Mitarbeiter tage- oder wochenweise ihre Arbeitsplätze im Tool. Gerade in Berlin, wo wir ein kleineres Office unterhalten, ist das sehr hilfreich: Einige KollegInnen schauen vorher nach wie voll es sein wird   und entscheiden dann, ob sie ins Office gehen oder an dem Tag im Homeoffice bleiben.

Eine Kommunikationsagentur als Softwarehersteller, wie passt das zusammen?

Das klingt erstmal etwas ferner als es ist. Wir bei pioneer communications sind ja Kommunikatoren. Da geht es am Ende darum, wertvolle Informationen vom Sender zum Empfänger und zurückzubringen. Dass wir das jetzt über Technologie und eine eigene Software lösen ist da eher eine Entwicklung, die eines Tages zu erwarten war.

Es gibt ja bereits Platzbuchungs-Software: Wieso habt ihr nicht von der Stange gekauft?

Vor allem, weil wir schnell sein wollten: Die meisten Dienste in dem Bereich sind sehr komplex oder bedeuten Aufwand in der Integration. Wir haben  überlegt, was brauchen wir jetzt und was bringt sofort Mehrwert? Und da war die Eigenentwicklung der pragmatischste Weg. DeskHero ist innerhalb eines Tages aufgesetzt und kann in die eigenen Tools integriert werden. Wir wollten nicht extra eine neue Software schulen oder großen Berateraufwand produzieren.

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