Onboarding für Azubis: 5 Tipps für den optimalen Start

Ein funktionierendes Onboarding für Azubis und die Entwicklung der passenden Strategie dafür, wird in den nächsten Jahren entscheidend dazu beitragen, ob sich Azubis zur Ausbildung in Ihrem KMU entschließen. Die passenden Auszubildenden sind heute schon schwer zu finden. Die Wirtschaft und damit der Wohlstand des Landes hängt jedoch am Mittelstand, an der Fachkräftegewinnung und natürlich an der Ausbildung von Nachwuchs. Damit tragen Sie als Arbeitgeber, der einen Azubi ausbildet, eine besondere Verantwortung. Die Ausbildung ist oft sehr kosten- und zeitintensiv. Der Betrieb setzt zu, wenn es ihm nicht gelingt junge gut ausgebildete Nachwuchskräfte dauerhaft zu binden.

Lange vor dem ersten Tag startet das Onboarding für Azubis

Die Fakten im Ausbildungsbereich sind für ausbildungswillige Unternehmen recht ernüchternd. Aus dem Bewerberüberschuss in den 90er Jahren ist längst ein Bewerbermangel geworden. Über 400 Ausbildungsberufen stehen immer weniger ausbildungswillige Azubis gegenüber. Das wissen sowohl die Unternehmen als auch die Azubis. Während letztere sich oft mehrfach auf verschiedene Stellen bewerben, um am Ende nur eine anzutreten, locken die Ausbildungsbetriebe mit allerlei zusätzlichen Vergünstigungen und Einsteigerpaketen. Manchmal beginnt es schon mit einem harmlosen informativen Schulbesuch im Rahmen der Berufsvorbereitung, andere locken mit Tablets, Autos oder Urlaubsgutscheinen. Damit Kosten und Nutzen nicht vollständig aus dem Ruder laufen, geben wir Ihnen gern Tipps, wie das Onboarding für Azubis gelingen kann.

Ich bin gerne für Sie da!
Ich bin Thomas Kujawa und Ihr persönlicher Ansprech­partner bei den Fach­kräfte­sicherern. Sie erreichen mich unter 0341-355408-12 . Oder Sie hinterlassen einen Rückrufwunsch. Ich werde mich schnellstmöglich melden und klären, wie ich Sie bei der Fachkräftesicherung unterstützen kann.

Gerade große Unternehmen und Arbeitgeber positionieren sich heute fast schon aggressiv mit ihren Ausbildungsgewinnungsprogrammen. In mehreren Stufen und mit Arbeitskraft wird Azubi-Recruiting betrieben. Eine funktionierende Onboarding-Strategie beinhaltet nicht nur die Planung für den ersten Tag, sondern beginnt schon mit dem ersten Kontakt des potenziellen Azubis mit Ihrem Unternehmen und endet, wenn der Azubi erfolgreich eingearbeitet und angekommen ist.

Beispiel aus der Praxis

Junge Menschen waren früher und heute sehr schüchtern. Bieten Sie Ihrem neuen Auszubildendem doch die Vertragsunterzeichnung mit familiärem Anhang an. Gerade um beim Recruiting und Onboarding für Azubis zu punkten, ist es hilfreich Fragen der Freundin / des Freundes oder auch der Eltern / Großeltern zu beantworten.

Als KMU fokussieren!

Wie bei der Bindung und Gewinnung von BewerberInnen ist ein zielgruppenorientiertes Personalmarketing erforderlich. Betrachten Sie einfach jeden Ihrer Mitarbeiter als Markenbotschafter für Ihren Betrieb. Alles, was nach außen getragen wird, trägt im Idealfall zur Stärkung des positiven Images und damit Ihrer Arbeitgebermarke bei. Bei der Gewinnung und Bindung von Bewerbern und Azubis müssen Sie sich und Ihre Aufwendungen fokussieren.

Es bedarf einer Strategie zur Fachkräftesicherung, die gut und zielstrebig ist. Mit gut gefüllten Auftragsbüchern, Personalengpässen und, womöglich hohem Krankenstand können Sie nicht auf allen Hochzeiten tanzen. Vielversprechende an Sie herangetragene Veranstaltungen, die oft personalaufwändig bespielt werden müssen, gilt es noch besser auf Erfolg zu hinterfragen. Hier helfen Ihnen Gespräche mit Netzwerkpartnern oder/und ehemaligen TeilnehmerInnen. Die siebente Azubi-Messe bringt nichts, wenn wenig bis keine Ausbildungswilligen kommen.

Abgrenzen vom Mitbewerber!

Nicht alle suchen die gleichen Azubis! Das fällt Ihnen schwer zu glauben – jedoch sind die meisten Jugendlichen direkt nach dem Schulabschluss eher orientierungslos. Der praktische Bezug zur Arbeit, zur Wirtschaft bzw. zu Ausbildung und Studium sind oft nicht vorhanden. Der Druck sich nun mit einem gelungenem Abschluss schnell entscheiden zu müssen, sorgt dafür, dass die meisten sich erstmal komplett zurückziehen und ein ‘Gap Year’ (Übergangsjahr) planen. Die von den Eltern oder durch das Jobben finanziell abgesicherte Auszeit (oft im Ausland) bietet die notwendige Zeit ‘unbeschwert’ zu reisen, Erfahrungen zu sammeln und sich zu orientieren. Oft ist es die erste, wirklich elternfreie Zeit.

Ihre Bemühungen junge Leute für die Ausbildung in Ihrem Unternehmen zu begeistern, muss also idealerweise schon recht früh beginnen. Die Einladung von Kindergartenkindern und Grundschülern kann also durchaus eine langfristige strategische Entscheidung sein. Auch die Mitarbeiterkinder sollten Sie nicht aus den Augen verlieren. Erarbeiten Sie die ideale Azubi-Persona, um dann Ihre monetären und nicht monetären Gewinnungsmaßnahmen zu definieren. Beziehen Sie Ihre bestehenden Mitarbeiter und Azubis in diesen Prozess mit ein! Es ist hilfreich zu wissen, welcher Azubi wie zu Ihnen gekommen ist! Vielleicht lässt sich der Geniestreich wiederholen und feinjustieren.

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Keiner kommt – Ghosting in der Ausbildung

Irgendwann haben Sie Ihren Azubi gewonnen und der erste Ausbildungstag beginnt. Auch hier erleben heute schon viele UnternehmerInnen eine große Überraschung. Denn mittlerweile stellt sich die Frage: Kommt der Azubi oder nicht? Ghosting im Job kennen viele Personaler und reagieren verzweifelt. Das belanglose Zu- und Absagen des Bewerbers bzw. das Nichterscheinen erfordert dringend eine Strategie. Wenigstens muss es Ihnen gelingen, darauf vorbereitet zu sein. Im besten Fall bleiben Sie ruhig und erreichen Ihren erwarteten Azubi per Telefon oder SMS und er/sie hat sich „nur“ verspätet. Im schlimmsten Fall hören und sehen Sie nie wieder was vom schwer erkämpften Ausbildungsvertrag und Ihre gesamte Vorinvestition ist dahin.

Viele Azubis tanzen heute auf mehreren Hochzeiten. Es ist möglich, dass niemand kommt und auch nicht absagt. Das frustriert zusätzlich, sollte Sie aber nicht demotivieren. Im Gewinnungsprozess sollten Sie das Thema Ghosting in der Ausbildung mit besprechen. Ungezwungene Kennlerntermine mit den Kollegen, Besuche im Unternehmen (z. B. Teilnahme an der Weihnachtsfeier oder dem Betriebsausflug) und Praktika transportieren das Betriebsklima am besten. Halten Sie danach Rücksprache mit den Kollegen und den Auszubildenden, um das erfolgreiche Onboarding für Azubis weiter voranzutreiben. Das Stichwort hier: Feedbackkultur!

Noch ein Praxisbeispiel für das Onboarding für Azubis

Laden Sie Ihre Lernlinge, wie man bei einer Drogeriemarktkette sagt, doch rund um Ostern oder Pfingsten zu einer Kennenlernwoche ein. Die jungen Menschen können sich so mit anderen Azubis, die schon in der Ausbildung sind, vorab kennenlernen und vernetzen. Und Sie merken rechtzeitig, ob der neue, lernwillige Mitarbeiter noch Interesse hat.

1. Alles ist neu!

Wenn alles glattläuft, ist irgendwann der erste Tag des neuen Azubis im Unternehmen. Für viele junge Leute ist so ein erster Tag in einer fremden Umgebung, mit fremden Menschen oft mit Stress verbunden. Negative Erwartungshaltungen bahnen sich ihren Weg in die Köpfe. Es wird geschwitzt, gezittert und am Vortag schlecht geschlafen. Fast jeder hat so einen schlimmen ersten Tag schon mal erlebt – sei es beim Schulwechsel oder beim Antritt einer neuen Stelle. Dem gegenüber stehen ebenso erwartungsvolle Menschen, die neugierig sind auf den, der da kommt. Während der Ausbildungsleiter, wahrscheinlich als alter Hase, so wie die Kindergärtnerin professionell reagiert, bombardieren andere Mitarbeiter den neuen mit Blicken und Fragen.

Hier können Sie dafür sorgen, dass es am ersten Tag einen festen, erfahrenen Begleiter gibt, der sich um Ihren Azubi kümmert. Er führt durch den Tag, erklärt alles und bahnt Kontakte in den Abteilungen und mit Kollegen an! Eventuell kennt der Jugendliche den Kollegen schon vom Bewerbungsprozess. Spricht Ihr Azubi eine andere Muttersprache bietet es sich an, wenn möglich, wichtiges von einem Dolmetscher bzw. im Voraus von einem Übersetzungsbüro übersetzen zu lassen. Der Ausbildungsvertrag, Dienstpläne, Dienstanweisungen und wichtige Hinweise für alle Mitarbeiter, die im Unternehmen aushängen, gehören dazu.

2. Wo geht es lang?

Ein neuer Ort erfordert es, sich neu zu orientieren. Auch, wenn Ihr Auszubildender schon öfter im Unternehmen war, hat er:

• sich nicht alles eingeprägt
• nicht alles gesehen!

Deshalb bieten Sie ihm Orientierung und Hilfe an. Möglich wäre eine Führung im Unternehmen oder aber ein Besuch in den für ihn relevanten Abteilungen. Vergessen Sie nicht selbstverständliches und (den alten Hasen) Bekanntes, zu erörtern bzw. zu zeigen, wie z. B. die Toilette, den Pausenraum oder die Umkleidekabine.

3. Wer arbeitet mit?

Das Kennenlernen und die damit verbundene Vorstellungsrunde sind wohl das gruseligste, wenn ein Azubi neu ins Unternehmen kommt. Freizusprechen und sich vorzustellen, quält vor allem schüchterne junge Menschen sehr. Namensschilder und Vorstellrunden andersrum aus Sicht derer, die schon da sind, eignen sich besser. Geben Sie Ihrem Azubi Zeit, sich Notizen zu machen und Fragen zu stellen!

4. Was erwartet mich?

Azubis erwarten und benötigen alle wichtigen Informationen zur Ausbildung auf einen Blick. Dazu gehören nicht nur unmittelbare Inhalte der Berufsausbildung, sondern auch unternehmensinterne Regelungen. Bei den allgemeinen Informationen zur Ausbildung finden Arbeitgeber Unterstützung bei den zuständigen Kammern ihres Bezirkes. Bei unternehmensinternen Abläufen bietet es sich an, mit Belehrungen, Checklisten und schriftlichen Anleitungen, Abläufen und Vereinbarungen aufzuwarten. Ein wichtiger Punkt am Anfang der Ausbildung ist die Belehrung rund um den Arbeitsschutz.

Übrigens: Diese Informationen kann man neben der Willkommensmappe für Auszubildende auch in kleinen, sympathischen Videos präsentieren. So kann der junge Mensch das auch mal zu Hause, unterwegs oder im Homeoffice nachsehen.

5. Was Hänschen nicht lernt …

Ihr/e Auszubildende/r ist in Bezug auf ihr Unternehmen ein unbeschriebenes Blatt mit bereits vorhandener Persönlichkeit. Diese Persönlichkeit hat ihre Ecken und Kanten, ihre Stärken und Schwächen, ihre Vorlieben und Abneigungen. Einen Menschen vollkommen zu verändern und ihn anzupassen, ist sinnlos und bringt nur Ärger. Nehmen Sie den jungen Menschen erstmal ohne Vorbehalte so an, wie er ist. Seine Stärken und Schwächen werden sich schnell im praktischen Arbeiten offenbaren.

Druck bringt nichts! Holen Sie sich bei Problemen externe Unterstützung von den Kammern, einem Coach oder Trainer. Die gezielte Teilnahme an Weiterbildungen und spannende Miniprojekte in abgesteckten Bereichen hilft das Selbstbewusstsein zu stärken und das Ausbildungsziel besser zu erreichen. Mentoring kann die Bindung an das Unternehmen langfristig positiv befördern, das Onboarding für Azubis zu einer dauerhaften Bindung an Ihren Betrieb überführen und wichtige Fachkräfte für das Unternehmen sichern.

Prinzipien des Unternehmens, wie Teamwork oder gemeinsame Aktivitäten, bilden heute oftmals den Grundstein für eine konstruktive Zusammenarbeit. Welchen Stellenwert welches Prinzip hat, wissen nur Sie. Ihr Azubi muss es erst von Ihnen hören und erleben. Nur wer authentisch ausbildet und führt, kann mit gutem Beispiel vorangehen. Und vergessen Sie nicht, Feedback zu geben und Feedback zuzulassen.

Alle 5 Tipps zum Onboarding für Azubis auf einen Blick!

1. Wer neu ankommt, braucht vor allem Zeit und eine entspannte Atmosphäre, um anzukommen!
2. Bieten Sie Hilfestellung und Orientierung!
3. Stellen Sie alle Ansprechpartner vor und investieren Sie Zeit ins Kennenlernen!
4. Fassen Sie die Ausbildungsinformationen schriftlich zusammen!
5. Stärken Sie Stärken, arbeiten Sie konstruktiv zusammen und geben bzw. lassen Sie Feedback zu!

Das Tüpfelchen auf dem I – Ein persönlicher Assistent für Ihren zukünftigen Azubi

Wenn, Sie als Arbeitgeber Ihre eigene Marke, zusätzlich zu allen bisherigen internen Recruiting-Maßnahmen, stärken wollen, unterstützen wir Sie gern mit unserem Berufseinstiegsermöglicher. Hier unterstützen wir Sie und Ihren Azubi nach Beauftragung an der Schnittstelle zum Berufseinstieg / Ausbildungsbeginn / Jobeinstieg. Ihr Azubi kann sich im Familienservice seine individuellen Fragen rund um Leben, Beruf, Freizeit, neuer Stadt und Familie beantworten lassen. Bitte kontaktieren Sie uns unter 0341 35540812. Wir arbeiten für Sie bundesweit.