Die Suche nach qualifizierten Fachkräften ist für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) eine der größten Herausforderungen. Doch selbst wenn die richtige Person gefunden ist, beginnt die eigentliche Arbeit erst: Das professionelle Onboarding entscheidet darüber, ob ein neuer Mitarbeiter bleibt und sein volles Potenzial entfaltet. Mit einem strukturierten Ansatz kannst Du nicht nur die Fluktuation senken, sondern auch Deine Attraktivität als Arbeitgeber steigern.
Die drei wichtigsten Fakten auf einen Blick:
- 15 % der neuen Mitarbeiter denken bereits am ersten Arbeitstag an Kündigung, wenn das Onboarding unstrukturiert abläuft.
- Ein professionelles Onboarding steigert die Produktivität neuer Mitarbeiter und senkt langfristig die Fluktuationskosten.
- Ein durchdachter Onboarding-Prozess stärkt Deine Arbeitgebermarke und verbessert das Betriebsklima.
Warum ist Onboarding so wichtig?
Die ersten Tage und Wochen eines neuen Mitarbeiters sind entscheidend: Studien von Haufe zeigen, dass bis zu 15 % der Neueinstellungen bereits am ersten Tag über eine Kündigung nachdenken, wenn sie sich nicht willkommen fühlen. Bei Führungskräften soll die Quote in den ersten 18 Monaten sogar noch höher sein. Besonders für KMU mit begrenzten Ressourcen ist es essenziell, den Einstieg neuer Kollegen reibungslos zu gestalten. Ein gelungenes Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter schneller produktiv werden, sich stärker mit dem Unternehmen identifizieren und länger bleiben.
Ich bin gerne für Dich und Deinen Betrieb da!
Thomas Kujawa ist Dein persönlicher Ansprechpartner bei den Fachkräftesicherern. Du erreichst mich unter 0341-355408-12 . Oder hinterlasse einen Rückrufwunsch. Ich werde mich schnellstmöglich melden und klären, wie ich Dich und Dein Team bei der Fachkräftesicherung unterstützen kann.
Haufe hat herausgefunden, dass am ersten Arbeitstag bereits 15 % an die Kündigung denken.
Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag
Ein erfolgreicher Start beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag. Hier sind einige Maßnahmen, die Du im Voraus treffen solltest:
- Arbeitsvertrag und Betriebsvereinbarungen unterzeichnen lassen
- Sozialversicherungsnummer und lohnrelevante Informationen einholen
- Kollegen über das Eintrittsdatum des neuen Mitarbeiters informieren
- Paten, Mentoren und weitere Ansprechpartner festlegen
- Arbeitsplatz mit allen nötigen Arbeitsmitteln ausstatten
- Willkommensmaterialien und Einführungsmappe vorbereiten
Der erste Arbeitstag: Der Schlüssel zum Erfolg
Der erste Arbeitstag bleibt in Erinnerung – positiv oder negativ. Mit dieser Checkliste stellst Du sicher, dass alles reibungslos abläuft:
- Begrüßungsmaterialien (Onboarding-Mappe etc.) übergeben
- Vorstellung des Teams und weiterer Ansprechpartner
- Rundgang im Unternehmen (Abteilungen zeigen)
- Einweisung in Kommunikationsmittel (Firmenhandy, E-Mail, Messenger etc.)
- Einführung in Mobilitätsangebote (Jobticket, Firmenfahrrad etc.)
- Vorstellung der Benefits (BGM-Angebote, Verpflegung, Mitarbeiterportal etc.)
- Erwartungsgespräch führen
- Sicherheitseinweisung (Fluchtwege, Feuerlöscher etc.)
- Besprechung von Arbeitszeiten, Pausen und Urlaubsregelungen
- Zeigen von Toiletten, Wasch- und Duschräumen
Die Bedeutung einer Onboarding-Mappe
Eine gut durchdachte Onboarding-Mappe ist Dein Werkzeug für einen erfolgreichen Start. Sie sollte folgende Inhalte umfassen:
- Unternehmensfakten
- Büro- bzw. Werkstattrichtlinien
- Vorstellung der Räumlichkeiten
- Kommunikation im Unternehmen
- Kurze Vorstellung der Kollegen (mit Bildern)
- Ansprechpersonen \& Kontaktdaten
- Technische Einführung (Computerprogramme, Telefonanlage, etc.)
- Urlaubsregelung \& Arbeitszeitmodell
- Sicherheit am Arbeitsplatz
- Schulungsprogramme und Workshops
- Informationsveranstaltungen
Feedback als Erfolgsfaktor
Onboarding endet nicht nach dem ersten Tag – regelmäßiges Feedback ist entscheidend. Frage neue Mitarbeiter aktiv nach ihrer Meinung und ihren Erfahrungen. Dies hilft nicht nur bei der Optimierung des aktuellen Prozesses, sondern liefert auch wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Neueinstellungen.
Die soziale Integration nicht vergessen
Neben fachlichen Aspekten spielt auch die soziale Integration eine große Rolle. Hier einige praktische Möglichkeiten:
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- Lunch Date: Organisiere gemeinsame Mittagessen mit neuen und alten Kollegen, um den Austausch zu fördern.
- Onboarding Buddy: Stelle dem neuen Mitarbeiter einen erfahrenen Kollegen zur Seite, der bei der Einarbeitung unterstützt.
- Unternehmens-Wiki: Stelle ein zentrales Wiki zur Verfügung, in dem wichtige Informationen gesammelt und aktualisiert werden.
Kommunikations-Expertin mit Tipps zum Onboarding
Wichtig ist, das es Teil einer Willkommenskultur ist. Es gehören interne Struktur und Festlegung von Prozessen dazu, die auch die Mitarbeiter kennen sollten. Diese wiederum sollten auch darüber informiert werden, dass der/die Neue nicht sofort mit dem ganzen Firmenklatsch vertraut gemacht wird. Auch die MA sind Teil der Willkommenskultur. Egal ob wir das wollen oder nicht ein negativer Eindruck, der durch die neuen Kollegen vermittelt wird, bleibt hängen und kann somit auch ein Auslöser sein, das der Neue sich doch nach kurzer Zeit wieder umorientiert.
Sabine Hengst, Com-Institut
Digitalisierung im Onboarding nutzen
Digitale Tools können den Prozess erheblich erleichtern. Von Apps zur Organisation des Einarbeitungsplans bis hin zu virtuellen Rundgängen – die Möglichkeiten sind vielfältig. Für KMU ohne große IT-Ressourcen können einfache Lösungen wie Wikis oder Cloud-Dokumente ebenfalls effektiv sein.
Best Practice vom Fachkräftesicherer
Unser praktischer Ansatz umfasst die Bereitstellung von A2-Plakaten für Umkleidekabinen oder Teeküchen, die lebensphasenorientiert wichtige Informationen darstellen. Diese können intern erarbeitet oder an branchenähnliche Arbeitgeber angepasst werden.
Unterstützungsangebot: Fachkräfteservice mit Fokus auf Berufseinstieg
Als zusätzliche Maßnahme zur Mitarbeiterbindung bieten wir einen externen Fachkräfteservice an, der sich speziell auf den Berufseinstieg konzentriert – den Berufseinstiegsermöglicher. Dieser Service unterstützt neue Mitarbeiter und deren Familien bei der Integration in das Unternehmen und die neue Umgebung.
Wenn auch du, als verantwortungsvoller Arbeitgeber, das Gewinnen und Binden von Fach- und Führungskräften weiter professionalisieren willst, melde dich bei uns. Der Fachkräftesicherer liefert nicht nur Plakate und Flyer, sondern jeden Tag praktische Lösungen für Vereinbarkeitsprobleme, damit alle Mitarbeiter und auch deren Angehörige dich aus vollem Herzen als TOP Arbeitgeber weiterempfehlen können.
Fazit: Professionelles Onboarding zahlt sich aus
Ein durchdachtes Onboarding ist mehr als nur eine nette Geste – es ist ein strategisches Instrument zur Mitarbeiterbindung und -motivation. Mit einer klaren Planung, persönlicher Betreuung und regelmäßigem Feedback kannst Du sicherstellen, dass neue Mitarbeiter sich willkommen fühlen und schnell produktiv werden. Gleichzeitig stärkst Du Deine Position als attraktiver Arbeitgeber in einem umkämpften Fachkräftemarkt.
Nutze diese Chance, um Dein Unternehmen zukunftssicher aufzustellen – denn zufriedene Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg!
