Die Präsenzpflicht gegen das Home-Office tauschen für mehr Produktivität

Eines vorweg: Es wird immer Berufe und Arbeitsplätze geben, bei denen die Präsenzpflicht absolut nötig und erhalten bleibt. Arbeitet man z. B. am Band, auf dem Bau, am Zahnarztstuhl oder in der Küche als Koch werden Sie immer präsente Mitarbeiter für Ihre Kunden benötigen. Aber: Home-Office ist in ausgewählten Branchen und bei bestimmten Unternehmen sowie Arbeitsplätzen generell möglich. In Deutschland setzt sich das Home-Office eher schwer bis gar nicht bei etablierten Unternehmen durch. Ein Punkt, der uns im Gespräch Präsenzpflicht versus Home-Office immer wieder entgegenschlägt, ist die Frage:

Wie kontrolliere ich die Produktivität?

Frei nach dem Motto: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!, fällt vielen Arbeitgebern das Loslassen Ihrer Mitarbeiter wirklich schwer. Zum einen erscheint es vielen unvorstellbar, den Mitarbeiter ‚gar nicht‘ mehr im Unternehmen zu sehen. Zum anderen befürchten viele, dass das Ergebnis im Home-Office nicht stimmt. Umfragen u. a. von der großen Jobbörse Monster ergaben unlängst, dass sowohl Monster-Nutzer im Home-Office in Deutschland als auch in Österreich beim zu Hause arbeiten deutlich produktiver sind als im Unternehmen. Als Arbeitgeber fällt es natürlich schwer, solchen Umfragen blind zu vertrauen. Im Grunde müssen Sie sich am besten mit dem Home-Office und der Gestaltung solcher Arbeitsplätze vertraut machen, um Ihren Mitarbeitern noch flexibleres Arbeiten zu ermöglichen.

Ich bin gerne für Sie da!
Ich bin Thomas Kujawa und Ihr persönlicher Ansprech­partner bei den Fach­kräfte­sicherern. Sie erreichen mich unter 0341-355408-12 . Oder Sie hinterlassen einen Rückrufwunsch. Ich werde mich schnellstmöglich melden und klären, wie ich Sie bei der Fachkräftesicherung unterstützen kann.

Unser Tipp: Gehen Sie auf die Wünsche Ihrer Mitarbeiter ein und sprechen Sie offen über alle Befindlichkeiten!

Was sich im Home-Office alles regeln lässt

Der Arbeitsplatz im Home-Office unterliegt wie der Arbeitsplatz im Unternehmen festen Regelungen. Es werden Vereinbarungen gemacht. Haben Sie in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, ist der mit von der Partie, wenn sich Arbeitnehmer wünschen von zu Hause zu arbeiten. Es prüft z.  B. die Auswirkungen vom Home-Office Wunsch auf die anderen Beschäftigten. Als Arbeitgeber müssen Sie so, wie am Arbeitsplatz im Betrieb, alle notwendigen Arbeitsmittel stellen. Ebenso sind Sie für den Gesundheitsschutz und das Verhüten von Arbeitsunfällen in der Pflicht. Ihr Arbeitnehmer muss Ihnen im Home-Office auch den Zugang zu seinem Arbeitsplatz gewähren. Beide Parteien sind also in der Pflicht, sowohl miteinander als auch bezogen auf das Unternehmen ernsthaft abzuwägen, was alles nötig und möglich ist, um den Wunsch nach Home-Office umzusetzen.

Unser Tipp: Reden Sie über Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit, den Arbeitsvertrag, Pausen und Arbeitsplatzgestaltung. Informieren Sie sich über die gesetzlichen Bestimmungen. Beziehen Sie andere Beschäftigte oder/und den Betriebsrat mit ein!

Stört das Home-Office den sozialen Frieden im Unternehmen?

In Unternehmen, wo bisher ausschließlich Präsenzpflicht und Präsenzkultur zelebriert wurde, wird der Prozess, das Home-Office auf Wunsch einer oder mehrerer Mitarbeiter zu etablieren, einen wirklichen (moderierten) Veränderungsprozess erfordern. Es wird diskutiert werden müssen, ob und wie man überhaupt solche Wünsche umsetzen kann. Und ja, der Wunsch nach Home-Office von einem jungen Vater beinhaltet durchaus auch Sprengstoff für die Belegschaft. In Unternehmen mit großen Altersgefälle kann es zu heftigen Diskussionen über die Notwendigkeit kommen. Knackpunkt hier: So etwas gab es früher doch auch nicht! Wir haben unsere Kinder auch so groß bekommen! Der arbeitet doch zu Hause nicht so viel wie wir hier im Büro!

Nun herrscht nicht in jedem Unternehmen das beste Betriebsklima für neidlose und unvoreingenommene Gespräche. Als Arbeitgeber sollten Sie hier mit gutem Vorbild vorangehen und sich um externe Unterstützung bemühen, wenn Sie auch nur den leisesten Hauch einer Ahnung haben, dass es zu (schweren) Konflikten kommen kann. Im Grunde geht es aber nicht darum, dass es zu einer Abstimmung kommt, ob ein Mitarbeiter im Home-Office arbeiten kann und darf. Im KMU ohne Betriebsrat entscheiden Sie, ob das für den Unternehmenserfolg funktioniert oder nicht. Beim Wie dürfen Sie gern alle mitreden und das Ergebnis z. B. in eine Betriebsvereinbarung gießen.

Unser Tipp: Vorurteile aufnehmen und ernsthaft (offen) hinterfragen und besprechen!

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Machen Sie als Arbeitgeber den ersten Test!

Ja, die wenigsten Unternehmer glauben, dass Ihre Mitarbeiter im Homeoffice produktiver sind. Gehören Sie auch dazu? Dann machen Sie doch als Erstes den Test und arbeiten Sie mal eine Woche von zu Hause aus, sofern Ihr Arbeitsplatz das erlaubt. Termine mit Kunden kann man auch von zu Hause aus organisieren und auch den Kontakt zur Firma werden Sie schnell mit Handy, E-Mail und Messenger hinbekommen. Wollen Sie das nicht im Selbstversuch probieren, dann geben Sie bitte Ihrem Mitarbeiter, der sich an Sie gewandt hat, die Chance dazu.

Unser Tipp: Lassen Sie zu, dass Veränderungen stattfinden können und lassen Sie los vom Gedanken der Kontrolle durch Präsenzpflicht.

Ihr Mitarbeiter wird es Ihnen danken und sich mit vielleicht noch besserer Arbeit sowie guten Ergebnissen revanchieren. Im Übrigen erfordert Home-Office vor allem Disziplin und die Fähigkeit, sich selbst gut zu organisieren. Hat der Mitarbeiter diese Kompetenzen bisher nicht gezeigt, sollten Sie das im Mitarbeitergespräch ansprechen und die Beweggründe für Home-Office ernsthaft hinterfragen.

Wie die Familie und das soziale Umfeld unterstützen können

Erstaunlicherweise ist das Home-Office vor allem ein Wunsch von Singles und Menschen ohne Kinder. Wer zu Hause seine pflegebedürftigen Eltern, den großen 3-Seiten-Hof oder viele Kinder betreuen möchte, sollte womöglich nicht das Home-Office wählen, außer es gibt gute Unterstützungsmöglichkeiten – gern auch durch Sie als Arbeitgeber.

Im Homeoffice arbeiten, heißt sich in erster Linie nicht einfach ablenken zu lassen und zielorientiert zu arbeiten. Die sprichwörtliche Work-Life-Balance entsteht meist an der Schnittstelle zwischen Beruf und Familie, nämlich dann, wenn z. B. das Kind morgens in Ruhe zur Kinderbetreuung gebracht werden kann und dann ohne langen Arbeitsweg die Rückkehr nach Hause an den Arbeitsplatz erfolgt. In den Nachmittagsstunden ist dann Zeit zum Abholen und für die Familie, während man abends nochmal zur Arbeit zurückkehren kann. Im Grunde ist Homeoffice also wirklich nur eine Gestaltungsmaßnahme rund um den Arbeitsort und den Arbeitsplatz – aber zukunftsträchtig und mit viel Potenzial!

Digital Kontakt halten und vernetztes Arbeiten

Gerade Digitalisierung ist im Mittelstand und im Home-Office ein großes Thema. Als Arbeitgeber haben Sie ein Interesse, dass das Arbeitsergebnis stimmt und die Absprachen im Arbeitsvertrag eingehalten werden. Wollen Sie, dass Ihre Mitarbeiter im Home-Office arbeiten können, müssen diese auch modern und digital kommunizieren und sehr kontaktfreudig sein. Eine Affinität zur Techniknutzung ist ebenfalls von Vorteil. So gibt es z. B. die Möglichkeit via App oder Tool die Arbeitszeit sekundengenau abzurechnen oder im Chat Kontakt zu den Kollegen zu halten. Ebenfalls müssen Sie den Wissenstransfer zwischen den Kollegen ermöglichen. Vernetztes Arbeiten ist hier ein Schlagwort zum Nachlesen. Und natürlich müssen Sie zu guter Letzt Ihrem Mitarbeiter auch die Möglichkeit geben zurück an seinen ursprünglichen Arbeitsplatz im Unternehmen zu wechseln, wenn es im Home-Office doch nicht klappt.

Warum man mit Home-Office auch Fachkräfte binden und gewinnen kann

Selbstständiges, kreatives Arbeiten und das Angebot von vielfältigen Tätigkeiten zieren fast jede Stellenanzeige. Nun ist es arbeitspsychologisch von Vorteil, mit Dingen zu werben, die (neuen) Mitarbeitern Spaß machen – jedoch ist fraglich, ob die meisten Arbeitsplätze überhaupt dieser Beschreibung entsprechen. Ein Arbeitsplatz im Home-Office könnte tatsächlich auf diese Beschreibung passen.

Junge Fachkräfte wünschen sich gerade viel Freiraum und flexible Arbeitszeiten. Beruf und Familie zu vereinbaren, ist ihre Philosophie. Dazu wird dann der passende Arbeitsplatz ausgesucht. Schwierig wird es, wenn sich die neue Stelle als die sprichwörtliche Katze im Sack entpuppt und die generelle Stellenbeschreibung gar nicht zum tatsächlichen Arbeiten passt. Im KMU ist Authentizität und Ehrlichkeit wichtig für den Unternehmenserfolg. Wollen Sie wirklich junge Menschen für Ihr Unternehmen begeistern, so nehmen Sie sich Zeit dafür, die Wünsche und Befindlichkeiten der Generation y und z zu erkunden. Vielleicht schaffen Sie bewusst im Social Media Bereich oder in der Webseitenbetreuung Ihres KMU 2 neue Arbeitsplätze, auf die genau die obigen Eigenschaften für neues Arbeiten zu treffen.

Offene Stellen lassen sich schwer besetzen? Sie wollen neue Wege gehen und Online zur Fachkraft durchdringen? Ihre Arbeitgeberattraktivität ist Ihnen bewusst, aber leider strahlt sie nicht genug aus? Gern unterstützen wir Sie vor Ort in Ihrem KMU im Bereich der digitalen Personalarbeit. Digitale Fachkräftesicherung ist weit mehr als nur eine Stellenanzeige auf Ihre Unternehmenswebseite packen. Für Fragen und Lösungen erreichen Sie uns unter 0341 35540812.