pflegen sie in ihrem unternehmen personalakten? arbeitsverträge, persönliche daten und ähnliches sind sensible unterlagen. eine rechtliche grundlage zum umgang mit den personalakten gibt es bislang noch nicht.
die personalakte soll den werdegang eines mitarbeiters möglichst genau abbilden und enthält daher jede menge informationen, welche im zusammenhang mit dem arbeitsverhältnis stehen. neben persönlichen unterlagen, wie lebenslauf, bewerbung, personalfragebogen und familienstandsänderungen, sollten sie auch alle vertraglichen vereinbarungen enthalten. aber auch stellenbeschreibungen, beurteilungen, abmahnungen und beschwerden gehören in die akte. gleiches gilt für entgeltbelege, dokumente zur lohnsteuer und sozialversicherung sowie vermerke zu fehlzeiten.
lieber digital als in papierform?
im grunde ja, denn die personalakten sind in papierform ziemlich umfangreich. digitalisieren sie die personalakten und lösen sie platzprobleme und entlasten sie damit erheblich die verwaltung. diese möglichkeit nutzen zwar bislang noch nicht einmal zehn prozent aller unternehmen, die tendenz ist aber steigend. und außer der platzersparnis birgt diese methode auch noch andere vorteile. so können regional oder international verteilte führungskräfte gleichzeitig auf die dokumente zugreifen.
vorteile der digitalen verwaltung von personalakten:
- sparen sie platz und papier!
- sparen sie personalstunden für verwaltung!
- erlauben sie verteilte zugriffe auf die personaldaten!
was darf alles digitalisiert und online gespeichert werden?
achtung! die ablage von grafologischen gutachten und eignungstests in die personalakte bedarf der zustimmung des arbeitnehmers. ansonsten steht es jedem unternehmen frei, welche unterlagen es in der personalakte aufbewahrt. wenn sie eine kopie der akte anlegen möchten, um sie beispielsweise an einem sichereren ort aufzubewahren, benötigen sie ebenfalls der zustimmung des mitarbeiters.
für das führen und aufbewahren gibt es strenge regeln. so muss die akte vor unberechtigten zugriffen geschützt sein und vertraulich verwahrt werden. aus diesem grund haben nur der firmeninhaber, die geschäftsführung und der direkte vorgesetzte das recht, die personalakte eines mitarbeiters einzusehen, und natürlich derjenige, welcher die akte führt.
jeder mitarbeiter darf ohne angabe von gründen seine personalakte einsehen. am besten geben sie feste zeiten vor, in denen die belegschaft einsicht in die personalakten nehmen darf. stellen sie dabei sicher, dass ein mitarbeiter bei der ineinsichtnahme anwesend ist, um sicherzustellen, dass der mitarbeiter keine der enthaltenen unterlagen entwendet. allerdings hat der mitarbeiter das recht, ungerechtfertigte oder falsche unterlagen, beispielsweise abmahnungen, zu entfernen. nach rücksprache mit seinem vorgesetzten darf er sich kopien anfertigen. des weiteren darf er erklärungen und stellungnahmen der akte zufügen.
